Jakie są umiejętności administracyjne?
Aby nadążyć za ciągle zmieniającym się miejscem pracy, pracownicy administracji mają szeroki zakres obowiązków. Ci specjaliści biurowi mogą specjalizować się w wielu dziedzinach, od zawodów prawniczych, medycznych i edukacyjnych po rządowe lub technologiczne. Umiejętności administracyjne będą się różnić w różnych branżach, a także w różnych lokalizacjach geograficznych.
Chociaż nie zawsze jest to wymagane, wielu pracowników administracyjnych posiada certyfikaty lub stopnie naukowe z zakresu biznesu, administracji, technologii systemów biurowych lub powiązanych programów. Wszystkie te stanowiska zazwyczaj wymagają co najmniej dyplomu ukończenia szkoły średniej w momencie wjazdu. Ponadto często pomocne jest posiadanie doświadczenia lub wykształcenie w określonej dziedzinie. Na przykład osoby pracujące w otoczeniu prawnym mogą uznać za przydatne posiadanie umiejętności administracyjnych związanych z studiami prawnymi.
Specjaliści biurowi w branżach technologicznych mogą uznać za przydatne posiadanie dodatkowych umiejętności matematycznych, naukowych lub komputerowych. Większość prac rządowych zazwyczaj wymaga również ukończenia egzaminu w służbie cywilnej. Kształcenie ustawiczne, warsztaty i organizacje zawodowe to inne doskonałe sposoby na zdobycie dalszej wiedzy i umiejętności administracyjnych.
Chociaż ich obowiązki mogą się różnić w zależności od miejsca i miejsca, większość specjalistów biurowych nadal będzie mieć podobny zestaw umiejętności. Jednym z nich jest posiadanie silnych umiejętności organizacyjnych. Specjaliści administracyjni muszą mieć umiejętność wielozadaniowości i korzystać z umiejętności zarządzania czasem. Pracownicy administracyjni znani są z żonglowania licznymi zadaniami i klientami oprócz dotrzymywania terminów. Specjaliści ci muszą nie tylko zapewniać ogólne procedury biurowe, ale także wspierać personel; wykonać planowanie; obsługiwać zakupy; szkolić innych; i wchodzić w interakcje z klientami, dostawcami i ogółem społeczeństwa.
Ponadto umiejętności administracyjne pracowników biurowych muszą obejmować wyjątkową komunikację, zarówno pisemną, jak i ustną. Są nie tylko odpowiedzialni za szybką i sprawną obsługę wszystkich połączeń, ale także muszą regularnie sprawdzać pocztę głosową i wiadomości e-mail, przekazując je odpowiednim stronom. Silne umiejętności pisania, badania i gramatyki są również ważne dla prawidłowej obsługi korespondencji pisemnej w biurze i poza nim. Specjaliści administracyjni są zasadniczo kołem ratunkowym biura.
Posiadanie wiedzy na temat podstawowych wytycznych dotyczących etykiety biznesowej i praktykowanie dyskrecji przy delikatnej treści i materiałach to dodatkowe umiejętności administracyjne niezbędne w biurze. Kolejnym istotnym aspektem pracy są umiejętności technologiczne. Specjaliści biurowi muszą mieć duże umiejętności obsługi komputera i klawiatury. Muszą także być informowani o zmianach technologicznych w różnych systemach oprogramowania, takich jak edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i bazy danych, oraz utrzymywać odpowiednie umiejętności korzystania z Internetu. Istotne jest także zarządzanie rekordami.
Prowadzenie dokumentacji obejmuje procedury archiwizacji, które obejmują zarówno archiwizację elektroniczną, jak i ręczną. Pośród tego wszystkiego pracownicy administracyjni są często zobowiązani do utrzymywania dokumentacji i materiałów eksploatacyjnych, a także do dystrybucji poczty i paczek. Ponadto urządzenia w biurze, takie jak faksy, kopiarki i drukarki, muszą być sprawdzane i konserwowane przez cały dzień. Umiejętności administracyjne wymagają ustawicznego kształcenia i szkolenia, aby nadążyć za zmieniającymi się technologiami i wymaganiami na całym świecie.