Hvad er administrative kvalifikationer?

For at holde trit med en stadigt skiftende arbejdsplads får administrative fagfolk en lang række ansvarsområder. Disse kontorfolk kan specialisere sig i en række områder, fra juridiske, medicinske og uddannelsesmæssige erhverv til regerings- eller teknologiområder. Administrative kvalifikationer vil variere mellem forskellige brancher såvel som forskellige geografiske placeringer.

Selvom det ikke altid kræves, er mange administrative fagfolk certificerede eller har grader inden for erhverv, administration, kontorsystemteknologi eller relaterede programmer. Alle disse stillinger kræver generelt mindst et gymnasiumseksamen ved indrejse. Derudover er det ofte nyttigt at have erfaring eller uddannelse inden for et bestemt felt. F.eks. Kan personer, der arbejder i en juridisk ramme, finde det fordelagtigt at have administrative færdigheder relateret til paralegal-undersøgelser.

Kontorfagfolk i teknologiske industrier kan synes det er nyttigt at have yderligere matematik-, videnskabs- eller computerfærdigheder. De fleste regeringsopgaver kræver generelt også afslutning af en embedseksamen. Efteruddannelse, workshops og professionelle organisationer er andre fremragende måder at tilegne sig yderligere viden og administrative færdigheder.

Selv om deres pligter kan variere fra felt til felt og sted til sted, vil de fleste kontoreksperter stadig dele et lignende sæt evner. En af disse inkluderer at have stærke organisationsevner. Administrative fagfolk skal have evnen til at multitaske og gøre brug af tidsstyringsevner. Det er kendt, at administrative medarbejdere jonglerer adskillige opgaver og klienter ud over at overholde frister. Disse fagfolk skal ikke kun levere generelle kontorprocedurer, men også supportpersonale; udføre planlægning; håndtere køb; træne andre; og interagere med klienter, leverandører og offentligheden.

Derudover skal kontoransattes administrative færdigheder omfatte ekstraordinær kommunikation, både skriftlig og mundtlig. De er ikke kun ansvarlige for hurtig og effektiv håndtering af alle opkald, de skal også regelmæssigt kontrollere telefonsvarer og e-mail-meddelelser og videresende dem til de relevante parter. Stærk færdigheder inden for skrivning, forskning og grammatik er også vigtige for korrekt håndtering af skriftlig korrespondance ind og ud af kontoret. Administrative fagfolk er i det væsentlige kontorets livline.

At have kendskab til grundlæggende retningslinjer for forretningsetikette og øve skøn med følsomt indhold og materialer er yderligere administrative færdigheder, der er nødvendige inden for en kontorsammenhæng. Et andet vigtigt aspekt af jobbet inkluderer teknologiske færdigheder. Kontorfagmænd skal have stærke computer- og tastaturfærdigheder. De skal også holde sig orienteret om teknologiske ændringer i forskellige softwaresystemer som tekstbehandling, regneark og databaser og opretholde tilstrækkelige internetfærdigheder. Optagelsesstyring er også vigtig.

Vedligeholdelse af poster inkluderer arkiveringsprocedurer, der indebærer både elektronisk og håndarkivering. Midt i alt dette er administrative medarbejdere ofte forpligtet til at vedligeholde papirarbejde og forsyninger samt distribuere post og pakker. Derudover skal udstyret på kontoret, såsom faxmaskiner, kopimaskiner og printere, kontrolleres og vedligeholdes hele dagen. Administrative kvalifikationer kræver livslang uddannelse og træning for at følge med skiftende teknologier og verdensomspændende krav.