Quelles sont les compétences administratives?
Pour faire face à un lieu de travail en constante évolution, les professionnels de l’administration se voient confier un large éventail de responsabilités. Ces professionnels de bureau peuvent se spécialiser dans un certain nombre de domaines, allant des professions juridiques, médicales et de l’éducation aux domaines gouvernementaux ou technologiques. Les compétences administratives varieront selon les industries et les différents lieux géographiques.
Bien que cela ne soit pas toujours nécessaire, de nombreux professionnels de l'administration sont certifiés ou titulaires de diplômes en commerce, en administration, en technologie de la bureautique ou dans des programmes connexes. Tous ces postes exigeront généralement au moins un diplôme d'études secondaires à leur arrivée. En outre, il est souvent utile d’avoir une expérience ou une formation dans un domaine particulier. Par exemple, ceux qui travaillent dans un cadre juridique pourraient trouver utile d’avoir des compétences administratives liées aux études de parajuristes.
Les professionnels de bureau dans les industries technologiques peuvent trouver utile de posséder des compétences supplémentaires en mathématiques, en sciences ou en informatique. La plupart des emplois gouvernementaux nécessiteront généralement également un examen de la fonction publique. La formation continue, les ateliers et les organisations professionnelles sont d’autres excellents moyens d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences administratives.
Bien que leurs tâches puissent varier d'un domaine à l'autre et d'un lieu à l'autre, la plupart des professionnels de bureau partageront les mêmes compétences. L'un d'entre eux consiste à avoir de solides compétences en organisation. Les professionnels de l’administration doivent pouvoir effectuer plusieurs tâches à la fois et utiliser leurs compétences en gestion du temps. Les employés administratifs sont connus pour concilier de nombreuses tâches et clients en plus de respecter les délais. Ces professionnels doivent non seulement fournir les procédures générales de bureau, mais également du personnel de soutien; effectuer la planification; gérer les achats; former les autres; et interagissez avec les clients, les fournisseurs et le grand public.
En outre, les compétences administratives des employés de bureau doivent inclure une communication exceptionnelle, écrite et orale. Non seulement ils sont responsables du traitement rapide et efficace de tous les appels, mais ils doivent également vérifier régulièrement les messages vocaux et les courriers électroniques et les transmettre aux parties appropriées. De solides compétences en rédaction, en recherche et en grammaire sont également importantes pour le traitement correct de la correspondance écrite au bureau et à l’extérieur. Les professionnels administratifs sont essentiellement la bouée de sauvetage du bureau.
Avoir une connaissance des règles de base en matière de conduite des affaires et faire preuve de discrétion avec un contenu et du matériel sensibles sont des compétences administratives supplémentaires nécessaires dans un environnement de bureau. Un autre aspect essentiel du travail comprend les compétences technologiques. Les professionnels de bureau doivent avoir de solides compétences en informatique et en saisie. Ils doivent également rester informés des évolutions technologiques de divers systèmes logiciels, tels que le traitement de texte, les tableurs et les bases de données, et conserver des compétences Internet adéquates. La gestion des documents est également essentielle.
La tenue des dossiers comprend des procédures de classement qui impliquent un classement à la fois électronique et manuel. Au milieu de tout cela, les employés administratifs sont souvent tenus de conserver des écritures et des fournitures, ainsi que de distribuer du courrier et des colis. De plus, les équipements du bureau, tels que les télécopieurs, les photocopieuses et les imprimantes, doivent être vérifiés et entretenus toute la journée. Les compétences administratives requièrent une éducation et une formation tout au long de la vie afin de s'adapter à l'évolution des technologies et aux demandes mondiales.