Vad är administrativa färdigheter?

För att hålla jämna steg med en ständigt föränderlig arbetsplats får administrativa yrkesverksamma ett brett utbud av ansvar. Dessa kontorspersonal kan specialisera sig på ett antal områden, från juridiska, medicinska och utbildningsyrken till regerings- eller tekniska områden. Administrativa färdigheter kommer att variera mellan olika branscher såväl som olika geografiska platser.

Även om det inte alltid krävs, är många administrativa yrkesverksamma certifierade eller har examen inom företag, administration, kontorteknologi eller relaterade program. Alla dessa positioner kommer i allmänhet att kräva minst ett gymnasieexamen vid inträde. Dessutom är det ofta bra att ha erfarenhet eller utbildning inom ett visst område. Till exempel kan de som arbetar i en juridisk miljö tycka att det är fördelaktigt att ha administrativa färdigheter relaterade till paralegalstudier.

kontorspersonal inom tekniska industrier kan vara användbart att ha ytterligare matematik, vetenskap eller datorkunskaper. MoST -regeringsjobb kommer i allmänhet att kräva genomförandet av en examen från Civil Service också. Fortsatt utbildning, workshops och professionella organisationer är andra utmärkta sätt att förvärva ytterligare kunskaper och administrativa färdigheter.

Även om deras uppgifter kan variera från fält till fält och plats till plats, kommer de flesta kontorspersonal att dela en liknande uppsättning förmågor. En av dessa inkluderar att ha starka organisationsförmågor. Administrativa yrkesverksamma måste ha förmågan att multitask och använda tidshanteringsfärdigheter. Administrativa arbetare är kända för att jonglera många uppgifter och klienter förutom att uppfylla tidsfristerna. Dessa yrkesverksamma får inte bara tillhandahålla allmänna kontorsförfaranden utan också stödja personal; utföra schemaläggning; hantera inköp; utbilda andra; och interagera med kunder, leverantörer och allmänheten.

Dessutom kontorsarbetarnas administrativa färdigheterMåste inkludera exceptionell kommunikation, både skriftligt och muntligt. De är inte bara ansvariga för den snabba, effektiva hanteringen av alla samtal, de måste också regelbundet kontrollera röstmeddelanden och e -postmeddelanden och vidarebefordra dem till lämpliga parter. Stark skriv-, undersöknings- och grammatikfärdigheter är också viktiga för korrekt hantering av skriftlig korrespondens in och ut från kontoret. Administrativa yrkesverksamma är i huvudsak livlinjen på kontoret.

Att ha kunskap om grundläggande riktlinjer för affärsetikett och praktiserande diskretion med känsligt innehåll och material är ytterligare administrativa färdigheter som krävs inom en kontorsmiljö. En annan viktig aspekt av jobbet inkluderar tekniska färdigheter. Kontorspersonal måste ha starka dator- och tangentbordskompetenser. De måste också förbli informerade om tekniska förändringar i olika mjukvarusystem som ordbehandling, kalkylblad och databaser och upprätthålla tillräckliga internetfärdigheter. Registerhantering är Essential också.

Underhållet av poster inkluderar arkiveringsförfaranden som innebär både elektronisk och handelikning. Mitt i allt detta krävs ofta administrativa arbetare för att underhålla pappersarbete och förnödenheter samt distribuera post och paket. Dessutom måste utrustningen på kontoret, såsom faxmaskiner, kopiatorer och skrivare, kontrolleras och underhållas under hela dagen. Administrativa färdigheter kräver livslång utbildning och utbildning för att hålla jämna steg med att förändra tekniker och världsomspännande krav.