Vad är administrativa färdigheter?

För att hålla jämna steg med en ständigt föränderlig arbetsplats ges administrativa yrkesverksamma ett brett spektrum av ansvar. Dessa kontorsspecialister kan specialisera sig på ett antal områden, från juridiska, medicinska och utbildningsyrken till myndigheter eller tekniska områden. Administrativa färdigheter kommer att variera mellan olika branscher och olika geografiska platser.

Även om det inte alltid krävs, är många administrativa yrkesverksamma certifierade eller har examen inom företag, administration, kontorsystemteknik eller relaterade program. Alla dessa positioner kommer i allmänhet att kräva minst ett gymnasieexamen vid inträde. Dessutom är det ofta bra att ha erfarenhet eller utbildning inom ett visst område. Till exempel kan de som arbetar i en rättslig miljö finna det fördelaktigt att ha administrativa färdigheter relaterade till paralegalstudier.

Kontorsspecialister inom teknisk industri kan ha nytta av att ha ytterligare matematik, vetenskap eller datorkunskaper. De flesta regeringsjobb kommer i allmänhet också att kräva avslutande av en examen om offentlig tjänst. Fortsättning, workshops och professionella organisationer är andra utmärkta sätt att skaffa sig ytterligare kunskap och administrativa färdigheter.

Även om deras uppgifter kan variera från fält till fält och från plats till plats, kommer de flesta kontorsarbetare fortfarande att dela en liknande uppsättning förmågor. En av dessa inkluderar att ha stark organisationskompetens. Administrativa yrkesverksamma måste ha förmågan att multitaska och använda sig av tidshanteringsfärdigheter. Administrativa arbetare är kända för att jonglera många uppgifter och klienter utöver att de uppfyller tidsfristerna. Dessa yrkesmän måste inte bara tillhandahålla allmänna kontorsförfaranden utan också stödja personal; utföra schemaläggning; hantera köp; utbilda andra; och interagera med kunder, leverantörer och allmänheten.

Dessutom måste kontorsarbetarnas administrativa färdigheter innehålla exceptionell kommunikation, både skriftlig och muntlig. De är inte bara ansvariga för snabb och effektiv hantering av alla samtal, de måste också regelbundet kontrollera röstmeddelanden och e-postmeddelanden och vidarebefordra dem till lämpliga parter. Starka kunskaper i skrivande, forskning och grammatik är också viktiga för korrekt hantering av skriftlig korrespondens in och ut från kontoret. Administrativa yrkesverksamma är i huvudsak kontorets livlinje.

Att ha kunskap om grundläggande riktlinjer för affärsetiketter och utöva diskretion med känsligt innehåll och material är ytterligare administrativa färdigheter som krävs inom en kontorsmiljö. En annan viktig aspekt av jobbet inkluderar tekniska färdigheter. Kontorsspecialister måste ha starka kunskaper om dator och tangentbord. De måste också hålla sig informerade om tekniska förändringar i olika programvarusystem som ordbehandling, kalkylark och databaser och upprätthålla tillräcklig Internet-färdighet. Registreringshantering är också viktigt.

Underhåll av register inkluderar arkiveringsförfaranden som innebär både elektronisk och hand arkivering. Mitt i allt detta är administrativa arbetare ofta skyldiga att underhålla pappersarbete och leveranser samt distribuera post och paket. Dessutom måste utrustningen på kontoret, t.ex. faxmaskiner, kopiatorer och skrivare, kontrolleras och underhållas under hela dagen. Administrativa färdigheter kräver livslång utbildning för att hålla jämna steg med förändrad teknik och krav över hela världen.