Jaké jsou administrativní dovednosti?
Aby udržel krok s neustále se měnícím pracovištěm, administrativní odborníci dostanou širokou škálu povinností. Tito odborníci v kanceláři se mohou specializovat na řadu oblastí, od právnických, lékařských a vzdělávacích profesí po vládu nebo technologické oblasti. Administrativní dovednosti se budou lišit mezi různými průmyslovými odvětvími a různými geografickými místy.
Ačkoli to není vždy nutné, mnoho administrativních odborníků je certifikováno nebo drží tituly v oboru podnikání, správy, technologie kancelářských systémů nebo souvisejících programů. Všechny tyto pozice budou po vstupu obecně vyžadovat alespoň střední školu. Kromě toho je často užitečné mít zkušenosti nebo vzdělání v určité oblasti. Například těm, kteří pracují v právním prostředí, by mohlo považovat za prospěšné mít administrativní dovednosti související s paralegálními studiemi. MoVládní pracovní místa bude obecně vyžadovat dokončení zkoušky státní služby. Další vzdělávání, workshopy a profesní organizace jsou dalšími vynikajícími způsoby, jak získat další znalosti a administrativní dovednosti.
Ačkoli se jejich povinnosti mohou lišit od pole k pole a na místo, většina odborníků v kanceláři bude stále sdílet podobný soubor schopností. Jeden z nich zahrnuje silné organizační dovednosti. Administrativní odborníci musí mít schopnost multitask a využívat dovednosti v oblasti řízení času. Je známo, že administrativní pracovníci žonglují s četnými úkoly a klienty kromě dodržování termínů. Tito odborníci musí poskytovat nejen obecné kancelářské postupy, ale také podpůrné zaměstnance; provést plánování; zpracovat nákupy; trénovat ostatní; a komunikovat s klienty, prodejci a širokou veřejností.
Kromě toho, administrativní dovednosti kancelářských pracovníkůMusí zahrnovat výjimečnou komunikaci, psanou i ústní. Nejen, že jsou zodpovědní za rychlé a efektivní zpracování všech hovorů, musí také pravidelně kontrolovat hlasovou schránku a e -mailové zprávy a předávat je příslušným stranám. Silné psaní, výzkum a gramatické dovednosti jsou také důležité pro správné zpracování písemné korespondence v kanceláři i mimo ni. Administrativní odborníci jsou v podstatě záchranným lanem kanceláře.
Mít znalosti o základních pokynech pro obchodní etiketu a praktikování diskrétnosti s citlivým obsahem a materiály jsou v kancelářském prostředí další administrativní dovednosti. Další životně důležitý aspekt práce zahrnuje technologické dovednosti. Odborníci v kanceláři musí mít silné počítačové a klávesové dovednosti. Musí také být informováni o technologických změnách v různých softwarových systémech, jako je zpracování textu, tabulky a databáze a udržovat odpovídající internetové dovednosti. Správa záznamů je Essential.
Údržba záznamů zahrnuje postupy podání, které zahrnují elektronické i ruční podání. Uprostřed toho všeho jsou administrativní pracovníci často povinni udržovat papírování a zásoby, jakož i distribuci pošty a balíčků. Kromě toho musí být vybavení v kanceláři, jako jsou faxové stroje, kopírky a tiskárny, kontrolovat a udržovat po celý den. Administrativní dovednosti vyžadují celoživotní vzdělávání a školení, aby udržely krok s měnícími se technologiemi a celosvětovými požadavky.