Co jsou administrativní dovednosti?

Aby udrželi krok s neustále se měnícím pracovištěm, jsou administrativní pracovníci pověřeni širokou škálou povinností. Tito odborníci v kanceláři se mohou specializovat na řadu oborů, od právnických, lékařských a školských profesí po vládní nebo technologické obory. Administrativní dovednosti se budou lišit v různých průmyslových odvětvích a různých geografických lokalitách.

I když to není vždy vyžadováno, mnoho administrativních odborníků je držitelem certifikátu nebo titulů v oboru podnikání, administrativa, technologie kancelářských systémů nebo souvisejících programů. Všechny tyto pozice budou při vstupu obecně vyžadovat alespoň maturitu. Navíc je často užitečné mít zkušenosti nebo vzdělání v určité oblasti. Například těm, kteří pracují v právním prostředí, by mohlo být užitečné mít administrativní dovednosti související s paralegalským studiem.

Kancelářští odborníci v technologických odvětvích mohou považovat za užitečné mít další matematické, vědecké nebo počítačové dovednosti. Většina pracovních míst ve státní správě bude obecně vyžadovat absolvování státní zkoušky. Další vynikající způsoby, jak získat další znalosti a administrativní dovednosti, je další vzdělávání, workshopy a profesní organizace.

Přestože se jejich povinnosti mohou v jednotlivých polích a místech lišit, většina profesionálů v kancelářích bude stále sdílet podobnou sadu schopností. Jeden z nich zahrnuje silné organizační schopnosti. Administrativní odborníci musí mít schopnost multitaskingu a využívat dovednosti v oblasti řízení času. Je známo, že administrativní pracovníci kromě dodržení termínů žonglují s mnoha úkoly a klienty. Tito odborníci musí nejen poskytovat obecné kancelářské postupy, ale také podporovat zaměstnance; provádět plánování; zpracovávat nákupy; trénovat ostatní; a komunikovat s klienty, prodejci a širokou veřejností.

Administrativní dovednosti administrativních pracovníků musí navíc zahrnovat výjimečnou komunikaci, písemnou i ústní. Nejenže jsou odpovědní za rychlé a efektivní vyřizování všech hovorů, ale také musí pravidelně kontrolovat hlasové zprávy a e-mailové zprávy a předávat je příslušným stranám. Silné psaní, výzkum a gramatické dovednosti jsou také důležité pro správné zpracování písemné korespondence v kanceláři a mimo ni. Administrativní odborníci jsou v zásadě záchranným lanem kanceláře.

Znalost základních pokynů pro obchodní etiketu a praktikování uvážení s citlivým obsahem a materiály jsou další administrativní dovednosti nezbytné v kancelářském prostředí. Dalším životně důležitým aspektem práce jsou technologické dovednosti. Kancelářští profesionálové musí mít silné počítačové a klávesové dovednosti. Rovněž musí být informováni o technologických změnách v různých softwarových systémech, jako je zpracování textu, tabulky a databáze, a musí udržovat odpovídající internetové dovednosti. Správa záznamů je také nezbytná.

Udržování záznamů zahrnuje postupy podání, které zahrnují jak elektronické, tak ruční podání. Uprostřed toho všeho jsou administrativní pracovníci často povinni udržovat papírování a spotřební materiál a distribuovat poštu a balíčky. Zařízení v kanceláři, jako jsou faxy, kopírky a tiskárny, musí být navíc po celý den kontrolovány a udržovány. Administrativní dovednosti vyžadují celoživotní vzdělávání a odbornou přípravu, aby udržely krok s měnícími se technologiemi a celosvětovými požadavky.