Wat zijn administratieve vaardigheden?
Om een steeds veranderende werkplek bij te houden, krijgen administratieve professionals een breed scala aan verantwoordelijkheden. Deze kantoorprofessionals kunnen zich specialiseren op een aantal gebieden, van juridische, medische en onderwijsberoepen tot overheids- of technologische gebieden. Administratieve vaardigheden variëren tussen verschillende industrieën en verschillende geografische locaties.
Hoewel dit niet altijd vereist is, zijn veel administratieve professionals gecertificeerd of hebben ze een diploma in zaken, administratie, kantoorsysteemtechnologie of gerelateerde programma's. Voor al deze functies is doorgaans bij binnenkomst minimaal een middelbare schooldiploma vereist. Bovendien is het vaak nuttig om ervaring of opleiding te hebben binnen een bepaald vakgebied. Degenen die in een juridische setting werken, kunnen het bijvoorbeeld nuttig vinden om administratieve vaardigheden te hebben die verband houden met paralegal studies.
Kantoorprofessionals in technologische industrieën kunnen het nuttig vinden om extra wiskundige, wetenschappelijke of computervaardigheden te bezitten. Voor de meeste banen bij de overheid is doorgaans ook een examen voor ambtenaren vereist. Permanente educatie, workshops en professionele organisaties zijn andere uitstekende manieren om verdere kennis en administratieve vaardigheden te verwerven.
Hoewel hun taken van veld tot veld en van plaats tot plaats kunnen verschillen, zullen de meeste kantoorprofessionals nog steeds een vergelijkbare reeks vaardigheden delen. Een van deze omvat sterke organisatievaardigheden. Administratieve professionals moeten de mogelijkheid hebben om te multitasken en gebruik maken van tijdmanagementvaardigheden. Van administratieve medewerkers is bekend dat ze naast taken ook veel taken en klanten jongleren. Deze professionals moeten niet alleen algemene kantoorprocedures bieden, maar ook ondersteunend personeel; planningen uitvoeren; aankopen afhandelen; anderen trainen; en interactie met klanten, leveranciers en het grote publiek.
Bovendien moeten de administratieve vaardigheden van kantoormedewerkers uitzonderlijke communicatie omvatten, zowel schriftelijk als mondeling. Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor de snelle en efficiënte afhandeling van alle oproepen, ze moeten ook regelmatig voicemail- en e-mailberichten controleren en doorsturen naar de juiste partijen. Sterke schrijf-, onderzoeks- en grammaticale vaardigheden zijn ook belangrijk voor de juiste afhandeling van schriftelijke correspondentie op kantoor. Administratieve professionals vormen in wezen de levensader van het kantoor.
Kennis van basisrichtlijnen voor bedrijfsetiquette en discretie met gevoelige inhoud en materialen zijn extra administratieve vaardigheden die nodig zijn binnen een kantooromgeving. Een ander essentieel aspect van het werk omvat technologische vaardigheden. Kantoorprofessionals moeten over sterke computer- en toetsenbordvaardigheden beschikken. Ze moeten ook op de hoogte blijven van technologische veranderingen in verschillende softwaresystemen zoals tekstverwerking, spreadsheets en databases, en over voldoende internetvaardigheden beschikken. Records management is ook essentieel.
Het bijhouden van records omvat archiveringsprocedures die zowel elektronisch als handmatig archiveren omvatten. Te midden van dit alles zijn administratieve medewerkers vaak verplicht om papierwerk en benodigdheden te onderhouden en post en pakketten te distribueren. Bovendien moet de apparatuur op kantoor, zoals faxapparaten, kopieermachines en printers, de hele dag door worden gecontroleerd en onderhouden. Administratieve vaardigheden vereisen levenslange opleiding en training om gelijke tred te houden met veranderende technologieën en wereldwijde eisen.