Was sind administrative Fähigkeiten?
Um mit einem sich ständig ändernden Arbeitsplatz Schritt zu halten, haben Verwaltungsfachleute eine breite Palette von Aufgaben. Diese Büroangestellten können sich auf eine Reihe von Gebieten spezialisieren, von Rechts-, Medizin- und Bildungsberufen bis hin zu Regierungs- oder Technologiefeldern. Die administrativen Fähigkeiten variieren zwischen verschiedenen Branchen und geografischen Standorten.
Obwohl dies nicht immer erforderlich ist, verfügen viele Verwaltungsfachleute über ein Zertifikat oder einen Abschluss in Betriebswirtschaft, Verwaltung, Office-Systemtechnik oder verwandten Programmen. Für alle diese Positionen ist in der Regel mindestens ein Abitur erforderlich. Darüber hinaus ist es oft hilfreich, Erfahrung oder Ausbildung in einem bestimmten Bereich zu haben. Beispielsweise kann es für diejenigen, die in einem rechtlichen Umfeld arbeiten, von Vorteil sein, über Verwaltungskenntnisse im Zusammenhang mit Rechtsanwaltsstudien zu verfügen.
Büroexperten in der Technologiebranche finden es möglicherweise nützlich, zusätzliche Kenntnisse in Mathematik, Naturwissenschaften oder Computer zu besitzen. Die meisten Regierungsaufgaben erfordern in der Regel auch den Abschluss einer Prüfung für den öffentlichen Dienst. Weiterbildung, Workshops und Berufsverbände sind weitere hervorragende Möglichkeiten, um weitere Kenntnisse und administrative Fähigkeiten zu erwerben.
Obwohl ihre Aufgaben von Feld zu Feld und von Ort zu Ort variieren können, werden die meisten Büroangestellten immer noch über ähnliche Fähigkeiten verfügen. Eine davon beinhaltet starke organisatorische Fähigkeiten. Verwaltungsfachleute müssen in der Lage sein, verschiedene Aufgaben zu erledigen und Zeitmanagementfähigkeiten zu nutzen. Es ist bekannt, dass Verwaltungsangestellte neben der Einhaltung von Fristen zahlreiche Aufgaben und Kunden unter einen Hut bringen. Diese Fachkräfte müssen nicht nur allgemeine Büroverfahren bereitstellen, sondern auch das Personal unterstützen. Zeitplanung durchführen; Einkäufe erledigen; andere trainieren; und mit Kunden, Anbietern und der Öffentlichkeit interagieren.
Darüber hinaus müssen die administrativen Fähigkeiten der Büroangestellten eine außergewöhnliche schriftliche und mündliche Kommunikation umfassen. Sie sind nicht nur für die schnelle und effiziente Abwicklung aller Anrufe verantwortlich, sondern müssen auch regelmäßig Voicemail- und E-Mail-Nachrichten prüfen und an die entsprechenden Parteien weiterleiten. Gute Schreib-, Recherche- und Grammatikkenntnisse sind ebenfalls wichtig für die ordnungsgemäße Abwicklung der schriftlichen Korrespondenz innerhalb und außerhalb des Büros. Verwaltungsfachleute sind im Wesentlichen die Lebensader des Büros.
Die Kenntnis grundlegender Richtlinien zur Geschäftsetikette und das Üben von Diskretion mit sensiblen Inhalten und Materialien sind zusätzliche administrative Fähigkeiten, die in einer Büroumgebung erforderlich sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt des Jobs sind technologische Fähigkeiten. Büroangestellte müssen über gute Computer- und Tastaturkenntnisse verfügen. Sie müssen auch über technologische Veränderungen in verschiedenen Softwaresystemen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Datenbanken auf dem Laufenden bleiben und über angemessene Internetkenntnisse verfügen. Auch das Records Management ist unerlässlich.
Die Aufrechterhaltung von Aufzeichnungen umfasst Einreichungsverfahren, die sowohl eine elektronische als auch eine manuelle Einreichung umfassen. Inmitten all dessen müssen Verwaltungsangestellte häufig Papiere und Vorräte vorhalten sowie Post und Pakete verteilen. Darüber hinaus müssen die Geräte im Büro, z. B. Faxgeräte, Kopierer und Drucker, den ganzen Tag über überprüft und gewartet werden. Verwaltungskompetenzen erfordern eine lebenslange Aus- und Weiterbildung, um mit den sich ändernden Technologien und den weltweiten Anforderungen Schritt zu halten.