¿Qué son los servicios de conferencia?
Los servicios de la conferencia incluyen la reserva de conferencias, reuniones u otros eventos, así como la planificación y provisión de los servicios necesarios para que esos eventos tengan éxito. Los servicios de conferencia también se conocen comúnmente como gestión de reuniones, gestión de eventos, planificación de eventos o marketing de eventos. Los gerentes de servicios de conferencia también se llaman planificadores de reuniones o eventos. Los servicios de la conferencia varían según el evento, pero generalmente incluyen presupuesto, acuerdos de alojamiento, catering y equipos y soporte de audio visuales.
Hay dos amplias categorías de servicios de conferencias: las administradas por los planificadores de reuniones internos y los administrados por los planificadores de terceros. Los planificadores de reuniones internos son empleados de la instalación que organizan el evento. Por lo general, el contacto del grupo, el miembro del grupo que está a cargo de hacer todos los acuerdos necesarios, decidirá de antemano qué instalación usar para el evento y contactar directamente a sus propietarios. Un gerente de servicios de conferencia esen asignado desde esa instalación. Las empresas externas o de terceros se contratan cuando un grupo no tiene un sitio en particular seleccionado. El contacto del grupo proporcionará una lista de requisitos, y la compañía de servicios de la conferencia comenzará a sugerir las instalaciones apropiadas y actuará como intermediario entre el grupo y los sitios.
Los servicios de conferencia requeridos para cada evento incluyen alojamiento y cena. Por esta razón, las conferencias a menudo son alojadas por hoteles con instalaciones de conferencias en el sitio. Estos generalmente incluyen espacios de reunión grandes y pequeños, laboratorios de computación, un salón de baile y capacidades audiovisuales para altavoces o presentaciones. Las comidas generalmente son manejadas por el departamento de alimentos y bebidas de la instalación. Todos estos servicios de conferencia son administrados por el personal en el sitio y coordinados por el gerente de servicios de la conferencia, quien hace todos los arreglos necesarios cuando se informa el grupo de THerir necesidades.
Los gerentes de servicios de la conferencia de terceros ofrecen sugerencias para un lugar para la conferencia, luego coordinan todos los servicios adicionales si no ofrece esa instalación, como las reservas de catering y hoteles. Este tipo de planificación de la conferencia es común con los grupos demasiado grandes para ser acomodados por un solo hotel, o para grupos que desean un tercero que les ayude a negociar la mejor tarifa. Los servicios de la conferencia también incluyen la planificación de cualquier recreación que el grupo pueda desear durante su estadía.
Elegir una instalación de conferencia se realiza mejor examinando las necesidades del grupo y lo que buscan lograr durante su evento. Las conferencias típicas incluyen ferias comerciales, programas de capacitación de empresas o ceremonias de premios anuales. Muchos planificadores de servicios de conferencias de hotel también planean bodas o eventos familiares pequeños. El objetivo en la contratación de profesionales de servicios de conferencias es asegurarse de que se satisfagan todas las necesidades del grupo y que el evento sea sin problemas sin tener que preocuparse.uno mismo sobre los detalles.