Co jsou konferenční služby?
Konferenční služby zahrnují rezervaci konferencí, setkání nebo jiných akcí, jakož i plánování a poskytování služeb nezbytných pro úspěch těchto akcí. Konferenční služby se také běžně označují jako řízení schůzek, správa událostí, plánování událostí nebo event marketing. Manažeři konferenčních služeb se také nazývají plánovače schůzek nebo událostí. Konferenční služby se liší v závislosti na události, ale obvykle zahrnují rozpočet, uspořádání ubytování, stravování a audiovizuální vybavení a podporu.
Existují dvě široké kategorie konferenčních služeb: služby spravované interními plánovači schůzek a služby spravované plánovači třetích stran. Vlastní plánovači schůzek jsou zaměstnanci zařízení, které událost pořádá. Obvykle se skupinový kontakt, člen skupiny, který má na starosti provedení všech nezbytných opatření, předem rozhodne, jaké zařízení použije pro akci, a kontaktuje přímo jeho majitele. Z tohoto zařízení je poté přidělen manažer konferenčních služeb. Externí společnosti nebo společnosti třetích stran jsou najaty, pokud skupina nemá vybrané konkrétní stránky. Skupinový kontakt poskytne seznam požadavků a společnost konferenčních služeb začne navrhovat vhodná zařízení a bude působit jako prostředník mezi skupinou a místy.
Konferenční služby potřebné pro každou akci zahrnují ubytování a stravování. Z tohoto důvodu jsou konference často pořádány hotely s konferenčními zařízeními na místě. Mezi ně obvykle patří velké a malé zasedací prostory, počítačové laboratoře, taneční sál a audiovizuální funkce pro reproduktory nebo prezentace. Jídla obvykle zpracovává vlastní oddělení potravin a nápojů. Všechny tyto konferenční služby jsou řízeny pracovníky na místě a koordinovány vedoucím konferenčních služeb, který činí veškerá nezbytná opatření, když je skupina informována o jejich potřebách.
Manažeři konferenčních služeb třetích stran nabízejí návrhy na místo konání konference a poté koordinují všechny doplňkové služby, pokud to dané zařízení nenabízí, například stravování a hotelové rezervace. Tento typ plánování konferencí je společný pro skupiny příliš velké na to, aby je bylo možné ubytovat v jednom hotelu, nebo pro skupiny, které chtějí, aby jim třetí strana pomohla vyjednat nejlepší cenu. Konferenční služby zahrnují také plánování jakékoli rekreace, kterou si skupina může přát během svého pobytu.
Výběr konferenčního zařízení se nejlépe dosáhne zkoumáním potřeb skupiny a toho, čeho se snaží během akce dosáhnout. Mezi typické konference patří veletrhy, firemní školicí programy nebo každoroční slavnostní předávání cen. Mnoho plánovačů hotelových konferenčních služeb také plánuje svatby nebo malé rodinné akce. Cílem při přijímání profesionálů konferenčních služeb je zajistit, aby byly splněny všechny potřeby skupiny a aby akce probíhala hladce, aniž by se museli starat o podrobnosti.