Wat zijn conferentiediensten?
Conferentiediensten omvatten het boeken van conferenties, vergaderingen of andere evenementen, evenals de planning en levering van de diensten die nodig zijn om die evenementen succesvol te laten zijn. Conferentiediensten worden ook vaak aangeduid als vergaderbeheer, evenementbeheer, evenementplanning of evenementmarketing. Conferentiedienstenmanagers worden ook planners voor vergaderingen of evenementen genoemd. Conferentiediensten variëren afhankelijk van het evenement, maar omvatten doorgaans budgettering, accommodatie, catering en audiovisuele apparatuur en ondersteuning.
Er zijn twee brede categorieën van conferentiediensten: die worden beheerd door interne vergaderplanners en die worden beheerd door externe planners. Interne vergaderingsplanners zijn werknemers van de faciliteit die het evenement organiseert. Gewoonlijk zal het groepscontact, het lid van de groep die verantwoordelijk is voor het treffen van alle nodige regelingen, van tevoren beslissen welke faciliteit voor het evenement wordt gebruikt en rechtstreeks contact opnemen met de eigenaars. Vervolgens wordt vanuit die faciliteit een manager voor conferentiediensten toegewezen. Externe of externe bedrijven worden ingehuurd wanneer een groep geen specifieke site heeft geselecteerd. Het contact van de groep zal een lijst van eisen verstrekken, en het bedrijf voor conferentiediensten zal geschikte faciliteiten voorstellen en fungeren als intermediair tussen de groep en de sites.
Conferentiediensten die voor elk evenement vereist zijn, zijn onder meer overnachten en dineren. Om deze reden worden conferenties vaak georganiseerd door hotels met on-site conferentiefaciliteiten. Deze omvatten meestal grote en kleine vergaderruimtes, computerlokalen, een balzaal en audiovisuele mogelijkheden voor luidsprekers of presentaties. Maaltijden worden meestal verzorgd door de eigen voedsel- en drankafdeling van de faciliteit. Deze conferentiediensten worden allemaal beheerd door personeel op locatie en gecoördineerd door de manager van de conferentiediensten, die alle nodige regelingen treft wanneer de groep op de hoogte wordt gebracht van hun behoeften.
Externe beheerders van conferentiediensten bieden suggesties voor een locatie voor de conferentie en coördineren vervolgens alle aanvullende diensten als deze niet door die faciliteit worden aangeboden, zoals catering en hotelreserveringen. Dit soort conferentieplanning is gebruikelijk bij groepen die te groot zijn om in een enkel hotel onder te brengen, of bij groepen die een derde partij willen die hen helpt het beste tarief te onderhandelen. Conferentiediensten omvatten ook de planning van alle recreatie die de groep tijdens hun verblijf wenst.
Het kiezen van een conferentiefaciliteit kan het beste worden bereikt door de behoeften van de groep te onderzoeken en wat ze tijdens hun evenement willen bereiken. Typische conferenties zijn vakbeurzen, trainingsprogramma's voor bedrijven of jaarlijkse prijsuitreikingen. Veel planners van hotelconferentiediensten plannen ook bruiloften of kleine familie-evenementen. Het doel van het inhuren van professionals in conferentiediensten is ervoor te zorgen dat aan alle behoeften van de groep wordt voldaan en dat het evenement soepel verloopt zonder zich zorgen te hoeven maken over de details.