Was sind Konferenzdienste?
Die Konferenzdienste umfassen die Buchung von Konferenzen, Besprechungen oder anderen Veranstaltungen sowie die Planung und Bereitstellung der Dienste, die für den Erfolg dieser Veranstaltungen erforderlich sind. Konferenzdienste werden im Allgemeinen auch als Meeting-Management, Event-Management, Event-Planung oder Event-Marketing bezeichnet. Konferenzservice-Manager werden auch als Meeting- oder Event-Planer bezeichnet. Die Konferenzdienste variieren je nach Veranstaltung, umfassen jedoch in der Regel Kostenvoranschläge, Unterbringungsmöglichkeiten, Catering sowie audiovisuelle Ausstattung und Unterstützung.
Es gibt zwei große Kategorien von Konferenzdiensten: diejenigen, die von internen Besprechungsplanern verwaltet werden, und diejenigen, die von externen Planern verwaltet werden. Inhouse-Meeting-Planer sind Mitarbeiter der Einrichtung, in der die Veranstaltung stattfindet. Normalerweise entscheidet der Gruppenkontakt, das Mitglied der Gruppe, das für alle erforderlichen Vorkehrungen verantwortlich ist, im Voraus, welche Einrichtung für die Veranstaltung verwendet werden soll, und kontaktiert seine Eigentümer direkt. Ein Konferenzdienstmanager wird dann von dieser Einrichtung aus zugewiesen. Fremdfirmen oder Drittfirmen werden angeheuert, wenn für eine Gruppe kein bestimmter Standort ausgewählt ist. Der Gruppenkontakt erstellt eine Liste der Anforderungen, und das Konferenzdienstleistungsunternehmen schlägt geeignete Einrichtungen vor und fungiert als Vermittler zwischen der Gruppe und den Standorten.
Die für jede Veranstaltung erforderlichen Konferenzdienste umfassen Unterkunft und Verpflegung. Aus diesem Grund werden Konferenzen häufig von Hotels mit hauseigenen Konferenzeinrichtungen veranstaltet. Dazu gehören normalerweise große und kleine Besprechungsräume, Computerlabore, ein Ballsaal und audiovisuelle Funktionen für Redner oder Präsentationen. Die Mahlzeiten werden in der Regel von der hauseigenen Lebensmittel- und Getränkeabteilung übernommen. Diese Konferenzdienste werden alle von Mitarbeitern vor Ort verwaltet und vom Konferenzdienstmanager koordiniert, der alle erforderlichen Vorkehrungen trifft, wenn die Gruppe über ihre Bedürfnisse informiert.
Konferenzservicemanager von Drittanbietern unterbreiten Vorschläge für einen Veranstaltungsort für die Konferenz und koordinieren dann alle zusätzlichen Services, wenn diese nicht von dieser Einrichtung angeboten werden, z. B. Catering und Hotelreservierungen. Diese Art der Konferenzplanung ist bei Gruppen üblich, die zu groß sind, um von einem einzelnen Hotel beherbergt zu werden, oder bei Gruppen, bei denen ein Dritter die Aushandlung des günstigsten Tarifs unterstützen soll. Zu den Konferenzdiensten gehört auch die Planung von Freizeitaktivitäten, die die Gruppe während ihres Aufenthalts wünscht.
Die Auswahl einer Konferenzeinrichtung erfolgt am besten, indem Sie die Bedürfnisse der Gruppe und die Ziele untersuchen, die sie während ihrer Veranstaltung erreichen möchten. Typische Konferenzen sind Messen, Firmenschulungen oder jährliche Preisverleihungen. Viele Planer von Hotelkonferenzdiensten planen auch Hochzeiten oder kleine Familienveranstaltungen. Das Ziel bei der Einstellung von Konferenzdienstleistern ist es, sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse der Gruppe erfüllt werden und die Veranstaltung reibungslos verläuft, ohne sich um die Details kümmern zu müssen.