Que sont les services de conférence?
Les services de conférence comprennent la réservation de conférences, de réunions ou d’autres événements, ainsi que la planification et la fourniture des services nécessaires au succès de ces événements. Les services de conférence sont également communément appelés gestion de réunion, gestion d'événement, planification d'événement ou marketing événementiel. Les gestionnaires de services de conférence sont également appelés planificateurs de réunions ou d’événements. Les services de conférence varient en fonction de l'événement, mais comprennent généralement la budgétisation, les arrangements relatifs au logement, la restauration, l'équipement audiovisuel et l'assistance.
Il existe deux grandes catégories de services de conférence: ceux gérés par des planificateurs de réunions internes et ceux gérés par des planificateurs tiers. Les organisateurs de réunions internes sont les employés de l'établissement qui organise l'événement. Habituellement, le contact du groupe, le membre du groupe en charge de prendre toutes les dispositions nécessaires, décidera à l’avance de la facilité à utiliser pour la manifestation et contactera directement ses propriétaires. Un responsable des services de conférence est ensuite affecté à partir de cette installation. Des sociétés extérieures ou tierces sont embauchées lorsqu'un groupe n'a pas sélectionné de site particulier. Le contact du groupe fournira une liste des besoins et la société de services de conférence commencera par suggérer les installations appropriées et servira d’intermédiaire entre le groupe et les sites.
Les services de conférence requis pour chaque événement incluent l'hébergement et les repas. Pour cette raison, les conférences sont souvent organisées par des hôtels dotés d'installations de conférence sur place. Celles-ci incluent généralement de grands et petits espaces de réunion, des laboratoires informatiques, une salle de bal et des fonctionnalités audio-visuelles pour les conférenciers ou les présentations. Les repas sont généralement pris en charge par le service des aliments et des boissons de l'établissement. Ces services de conférence sont tous gérés par le personnel sur place et coordonnés par le responsable des services de conférence, qui prend toutes les dispositions nécessaires lorsqu'il est informé par le groupe de ses besoins.
Les gestionnaires de services de conférence tiers proposent des suggestions de lieu pour la conférence, puis coordonnent tous les services supplémentaires, s'ils ne sont pas proposés par cet établissement, tels que les services de restauration et les réservations d'hôtel. Ce type de planification de conférence est commun aux groupes trop importants pour être logés dans un seul hôtel ou aux groupes qui souhaitent faire appel à une tierce partie pour les aider à négocier le meilleur tarif. Les services de conférence incluent également la planification des loisirs que le groupe peut désirer pendant leur séjour.
Le meilleur moyen de choisir un centre de conférence consiste à examiner les besoins du groupe et ce qu’il cherche à accomplir pendant son événement. Les conférences typiques comprennent les salons professionnels, les programmes de formation en entreprise ou les cérémonies de remise de prix annuelles. De nombreux organisateurs de services de conférence dans les hôtels organisent également des mariages ou de petits événements familiaux. Le but de l’embauche de professionnels des services de conférence est de veiller à ce que tous les besoins du groupe soient satisfaits et au bon déroulement de l’événement, sans avoir à s’inquiéter des détails.