Vad är konferenstjänster?

Konferenstjänster inkluderar bokning av konferenser, möten eller andra evenemang, samt planering och tillhandahållande av tjänster som är nödvändiga för att dessa evenemang ska bli framgångsrika. Konferenstjänster benämns också vanligtvis mötehantering, evenemangshantering, evenemangsplanering eller evenemangsmarknadsföring. Konferenttjänstledare kallas också för mötes- eller evenemangsplanerare. Konferensservice varierar beroende på evenemanget, men inkluderar vanligtvis budgetering, logiarrangemang, catering och audiovisuell utrustning och support.

Det finns två breda kategorier av konferenstjänster: de som förvaltas av interna mötesplanerare, och de som hanteras av tredjepartsplanerare. Interna mötesplanerare är anställda i anläggningen som är värd för evenemanget. Vanligtvis kommer gruppkontakten, den gruppmedlem som ansvarar för att göra alla nödvändiga arrangemang, på förhand bestämma vilken anläggning som ska användas för evenemanget och kontakta dess ägare direkt. En konferensservicechef tilldelas sedan från den anläggningen. Utomhus- eller tredjepartsföretag anlitas när en grupp inte har valt en viss webbplats. Gruppkontakten kommer att tillhandahålla en lista med krav, och konferenstjänstföretaget kommer att börja föreslå lämpliga faciliteter och fungera som en mellanhand mellan gruppen och webbplatserna.

Konferenstjänster som krävs för varje evenemang inkluderar logi och restauranger. Av den anledningen är konferenser ofta värd av hotell med konferensfaciliteter på plats. Dessa inkluderar vanligtvis stora och små mötesplatser, datalaboratorier, en balsal och audiovisuella förmågor för högtalare eller presentationer. Måltider hanteras vanligtvis av anläggningens egen mat- och dryckeavdelning. Dessa konferenstjänster förvaltas av platspersonal och samordnas av konferenstjänstledaren, som gör alla nödvändiga arrangemang när de informeras av gruppen om deras behov.

Tredjeparts konferensservicechefer erbjuder förslag på en plats för konferensen och samordnar sedan alla ytterligare tjänster om den inte erbjuds av den anläggningen, såsom catering och hotellreservation. Denna typ av konferensplanering är vanligt med grupper som är för stora för att rymmas av ett hotell, eller för grupper som vill att en tredje part ska hjälpa dem att förhandla fram bästa pris. Konferenstjänster inkluderar också planering av all rekreation som gruppen kan önska sig under sin vistelse.

Att välja en konferensanläggning åstadkommes bäst genom att undersöka gruppens behov och vad de försöker åstadkomma under deras evenemang. Typiska konferenser inkluderar mässor, företagets utbildningsprogram eller årliga prisutdelningar. Många hotellkonferensplanerare planerar också bröllop eller små familjeevenemang. Målet med att anställa konferenstjänster är att se till att alla gruppens behov tillgodoses och att evenemanget går smidigt utan att behöva oroa sig för detaljerna.