Vad är konferenstjänster?

Konferenstjänster inkluderar bokning av konferenser, möten eller andra evenemang, samt planering och tillhandahållande av de tjänster som krävs för att dessa evenemang ska bli framgångsrika. Konferenstjänster kallas också ofta för möteshantering, evenemangshantering, planering av evenemang eller marknadsföring av evenemang. Conference Services -chefer kallas också mötes- eller evenemangsplanerare. Konferenstjänster varierar beroende på evenemanget, men inkluderar vanligtvis budgetering, logi, catering och ljudvisuell utrustning och stöd. Interna mötesplanerare är anställda i anläggningen som är värd för evenemanget. Vanligtvis kommer gruppkontakten, medlemmen i gruppen som ansvarar för att göra alla nödvändiga arrangemang, i förväg besluta vilken anläggning som ska användas för evenemanget och kontakta sina ägare direkt. En chef för konferenstjänster är then tilldelad från den anläggningen. Utanför eller tredjepartsföretag anställs företag när en grupp inte har en viss webbplats vald. Gruppkontakten kommer att tillhandahålla en lista över krav, och konferensföretaget kommer att börja föreslå lämpliga anläggningar och fungera som en mellanhand mellan gruppen och webbplatserna.

Konferenstjänster som krävs för varje evenemang inkluderar logi och mat. Av denna anledning är konferenser ofta värd av hotell med konferensanläggningar på plats. Dessa inkluderar vanligtvis stora och små mötesplatser, datalaboratorier, en balsal och audiovisuella kapaciteter för högtalare eller presentationer. Måltider hanteras vanligtvis av anläggningens egen mat- och drycksavdelning. Dessa konferenstjänster förvaltas alla av personal på plats och samordnas av konferensförvaltaren, som gör alla nödvändiga arrangemang när de informeras av gruppen av Tarvtagare behöver.

Tredjeparts konferensförvaltare erbjuder förslag på en plats för konferensen och samordnar sedan alla ytterligare tjänster om de inte erbjuds av den anläggningen, till exempel catering och hotellreservationer. Denna typ av konferensplanering är vanlig med grupper som är för stora för att rymmas av ett enda hotell eller för grupper som vill att en tredje part ska hjälpa dem att förhandla om den bästa kursen. Konferenstjänster inkluderar också planering av alla rekreation som gruppen kan önska sig under sin vistelse.

Att välja en konferensanläggning uppnås bäst genom att undersöka gruppens behov och vad de försöker åstadkomma under deras evenemang. Typiska konferenser inkluderar mässor, företagsutbildningsprogram eller årliga utmärkelser. Många planerare för hotellkonferenser planerar också bröllop eller små familjeevenemang. Målet med att anställa professionella konferensservice är att se till att alla gruppens behov tillgodoses och att evenemanget går smidigt utan att behöva oroa sigsig själv om detaljerna.