O que são serviços de conferência?
Os serviços da conferência incluem a reserva de conferências, reuniões ou outros eventos, bem como o planejamento e a prestação dos serviços necessários para que esses eventos sejam bem -sucedidos. Os serviços de conferência também são comumente chamados de gerenciamento de reuniões, gerenciamento de eventos, planejamento de eventos ou marketing de eventos. Os gerentes de serviços de conferência também são chamados de planejadores de reunião ou eventos. Os serviços da conferência variam de acordo com o evento, mas geralmente incluem orçamento, acordos de hospedagem, catering e equipamentos e suporte visuais de áudio. Os planejadores de reuniões internos são funcionários da instalação que hospeda o evento. Geralmente, o contato do grupo, o membro do grupo encarregado de tomar todos os acordos necessários, decidirá com antecedência qual instalação usar para o evento e entrar em contato diretamente com seus proprietários. Um gerente de serviços de conferência é o THEN atribuído a partir dessa instalação. Empresas externas ou de terceiros são contratadas quando um grupo não possui um site específico selecionado. O contato do grupo fornecerá uma lista de requisitos e a empresa de serviços de conferência começará a sugerir instalações apropriadas e atuará como intermediário entre o grupo e os sites.
Os serviços de conferência necessários para cada evento incluem hospedagem e jantar. Por esse motivo, as conferências são frequentemente hospedadas por hotéis com instalações de conferência no local. Geralmente, incluem espaços de reunião grandes e pequenos, laboratórios de informática, salão de baile e recursos audiovisuais para palestrantes ou apresentações. As refeições geralmente são tratadas pelo próprio departamento de alimentos e bebidas da instalação. Esses serviços de conferência são todos gerenciados pelo pessoal no local e coordenados pelo gerente de serviços da conferência, que faz todos os acordos necessários quando informado pelo grupo de tHerdeiro precisa.
Os gerentes de serviços de conferência de terceiros oferecem sugestões para um local para a conferência e coordenam todos os serviços adicionais se não forem oferecidos por essa instalação, como restauração e reservas de hotéis. Esse tipo de planejamento da conferência é comum com grupos muito grandes para serem acomodados por um único hotel ou para grupos que desejam terceiros para ajudá -los a negociar a melhor taxa. Os serviços de conferência também incluem o planejamento de qualquer recreação que o grupo possa desejar durante sua estadia.
Escolher uma instalação de conferência é melhor realizada examinando as necessidades do grupo e o que eles procuram realizar durante o evento. As conferências típicas incluem feiras, programas de treinamento da empresa ou cerimônias anuais de premiação. Muitos planejadores de serviços de conferência de hotéis também planejam casamentos ou pequenos eventos familiares. O objetivo na contratação de profissionais de serviços de conferência é garantir que todas as necessidades do grupo sejam atendidas e que o evento corra bem sem ter que se preocupara si mesmo sobre os detalhes.