¿Qué son las minutas de la reunión?
Las actas de las reuniones son una cuenta de una reunión oficial, generalmente de una junta directiva de una empresa o entidad gubernamental. Sin embargo, muchos grupos de voluntarios también mantienen actas de reuniones para hacer un recuento histórico de todos los registros, decisiones y proyectos de ley aprobados. Normalmente, un individuo toma las minutas y luego las aprueba en la próxima reunión de la junta, una vez que todos los miembros de la junta han tenido la oportunidad de revisar y hacer cualquier corrección.
La mayoría de las veces, las actas de las reuniones son una explicación muy técnica y objetiva de lo que ocurrió en la reunión. La aprobación de las actas generalmente se realiza con muy poca o ninguna discusión. Sin embargo, en algunos casos, como si hay un tema muy polémico o un error, puede haber una discusión considerable. Por lo general, la gran mayoría de los miembros está de acuerdo con lo que deberían decir las actas. No se convierten en una parte oficial del registro hasta que sean aprobados por la junta.
El formato de las actas de las reuniones puede variar de una organización a otra, pero generalmente es muy sencillo. Comienza enumerando la reunión del cuerpo, da la fecha y hora de la reunión, los miembros presentes y ofrece una breve revisión de cada ítem de la agenda y un registro de la votación, si se realizó, para cada ítem. También tomará nota de la hora de la clausura y, por lo general, enumerará la fecha y la hora de la próxima reunión.
Las actas de las reuniones las toma una persona designada como secretaria. Dependiendo de la situación, este puede o no ser un miembro de la junta. Si no es miembro de la junta, todo el trabajo del secretario será tomar notas. Si se trata de un miembro de la junta, el trabajo es algo más difícil porque se puede esperar que participen en la discusión y los votos, además de tomar notas. En general, para un organismo o empresa gubernamental, la secretaria no será miembro de la junta. Para las organizaciones de voluntarios, la secretaria generalmente está en la junta y considera a un oficial de la junta.
Las minutas pueden diferir de otras cuentas de una reunión, como las que se encuentran en un periódico, ya que las minutas son de naturaleza muy cronológica. Cada elemento en los minutos se informa en la secuencia en que sucedió. Si una reunión está cubierta en un periódico, el periodista generalmente comenzará a escribir sobre el tema que se considera más periodístico. Otros asuntos pueden o no estar cubiertos, dependiendo de su importancia relativa. Cabe señalar que cada tipo de cuenta, las actas de las reuniones y el artículo del periódico, son correctos para su estilo particular.