Vad är mötesprotokoll?

Mötesprotokoll är en redogörelse för ett officiellt möte, vanligtvis av en styrelse för ett företag eller en statlig enhet. Men många volontärgrupper håller också protokoll över möten för att göra en historisk redogörelse för alla register, beslut och räkningar som godkänts. Protokoll tas normalt av en enskild och godkänns sedan vid nästa styrelsemöte, när alla styrelseledamöter har haft möjlighet att granska och göra eventuella korrigeringar.

För det mesta är mötesprotokollet en mycket teknisk och faktisk redogörelse för vad som ägde rum vid mötet. Godkännande av protokollet görs vanligtvis med mycket liten eller ingen diskussion. I vissa fall, till exempel om det är en mycket kontroversiell fråga eller ett fel, kan det dock diskuteras betydligt. Vanligtvis är de allra flesta medlemmar överens om vad protokollet ska säga. De blir inte en officiell del av posten förrän de har godkänts av styrelsen.

Formatet för mötesprotokoll kan variera från organisation till organisation, men är vanligtvis mycket rakt framåt. Det börjar med att ange kroppsmötet, ger datum och tid för mötet, närvarande ledamöter och erbjuder en kort granskning av varje dagordning och en omröstningsrapport för varje punkt. Det kommer också att notera tidpunkten för uppsägning och vanligtvis lista datum och tid för nästa möte.

Mötesprotokoll tas av en person som utses till sekreterare. Beroende på situationen kan detta vara en styrelseledamot eller inte. Om inte styrelseledamot är sekreterarens hela uppgift att ta ner anteckningar. Om det är styrelseledamot är jobbet något svårare eftersom de kan förväntas delta i diskussionen och rösta förutom att anteckna. Generellt sett är sekreteraren inte styrelseledamot för ett statligt organ eller företag. För volontärorganisationer är sekreteraren vanligtvis i styrelsen och överväger en styrelseledamot.

Protokoll kan skilja sig från andra berättelser om ett möte, såsom de som finns i en tidning, eftersom protokollet är mycket kronologiskt. Varje punkt i protokollet rapporteras i den sekvens som det hände. Om ett möte behandlas i en tidning, kommer reportern i allmänhet att börja skriva om den fråga som bedöms vara mest nyvärt. Andra problem kan kanske inte täckas beroende på deras relativa betydelse. Det bör noteras att varje kontortyp, mötesprotokollet och tidningsartikeln är korrekt för sin specifika stil.