Que sont les procès-verbaux?
Le compte rendu d'une réunion est le compte rendu d'une réunion officielle, généralement d'un conseil d'administration pour une entreprise ou une entité gouvernementale. Cependant, de nombreux groupes de bénévoles tiennent également des procès-verbaux des réunions pour consigner l'historique de tous les enregistrements, décisions et projets de loi approuvés. Les procès-verbaux sont normalement établis par une personne, puis approuvés lors de la prochaine réunion du conseil, une fois que tous les membres du conseil ont eu la possibilité d'examiner et d'apporter des corrections.
La plupart du temps, les procès-verbaux constituent un compte-rendu très technique et factuel de ce qui s'est passé lors de la réunion. L’approbation du procès-verbal se fait généralement avec très peu ou pas de discussion. Cependant, dans certains cas, par exemple s'il y a une question très controversée ou une erreur, il peut y avoir beaucoup de discussion. Habituellement, la grande majorité des membres sont d’accord sur le contenu du procès-verbal. Ils ne deviennent pas une partie officielle du dossier tant qu'ils n'ont pas été approuvés par le conseil.
Le format des comptes rendus de réunion peut varier d’une organisation à l’autre, mais est généralement très simple. Il commence par répertorier le corps de la réunion, donne la date et l'heure de la réunion, les membres présents et propose un bref examen de chaque point de l'ordre du jour, ainsi qu'un compte rendu du vote, le cas échéant. Il notera également l'heure de l'ajournement et indiquera généralement la date et l'heure de la prochaine réunion.
Les procès-verbaux des réunions sont rédigés par une personne désignée comme secrétaire. Selon la situation, il peut s'agir ou non d'un membre du conseil. Si ce n’est pas un membre du conseil, le secrétaire aura pour tâche de prendre des notes. Si c'est un membre du conseil d'administration, le travail est un peu plus difficile car on peut s'attendre à ce qu'ils participent à la discussion et aux votes en plus de prendre des notes. En règle générale, pour un organisme gouvernemental ou une entreprise, le secrétaire ne sera pas membre du conseil. Pour les organisations de bénévoles, le secrétaire siège généralement au conseil d'administration et désigne un membre du conseil d'administration.
Les procès-verbaux peuvent différer de ceux d'autres comptes rendus d'une réunion, tels que ceux trouvés dans un journal, en ce que les procès-verbaux sont de nature très chronologique. Chaque élément du compte rendu est rapporté dans l’ordre dans lequel il s’est produit. Si une réunion est couverte dans un journal, le journaliste commencera généralement à écrire sur le sujet jugé le plus digne d'intérêt. D'autres questions peuvent être couvertes ou non, en fonction de leur importance relative. Il convient de noter que chaque type de compte, le compte rendu de la réunion et l’article de journal, correspond à son style.