Que sont les procès-verbaux de la réunion?
Les procès-verbaux de la réunion sont le compte d'une réunion officielle, généralement d'un conseil d'administration d'une entreprise ou d'une entité gouvernementale. Cependant, de nombreux groupes de bénévoles conservent également des minutes de réunions pour rendre un compte rendu historique de tous les dossiers, décisions et projets de loi approuvés. Les procès-verbaux sont normalement pris par un individu, puis approuvés lors de la prochaine réunion du conseil d'administration, une fois que tous les membres du conseil ont eu l'occasion d'examiner et de faire des corrections.
La plupart du temps, les procès-verbaux de la réunion sont un compte rendu très technique et factuel de ce qui s'est passé lors de la réunion. L'approbation des procès-verbaux se fait généralement avec très peu ou pas de discussion. Cependant, dans certains cas, comme s'il y a un problème très controversé ou une erreur, il peut y avoir une quantité considérable de discussions. Habituellement, la grande majorité des membres conviennent de ce que les minutes devraient dire. Ils ne deviennent pas un élément officiel du dossier avant d'être approuvé par le conseil d'administration.
Le format pour les procès-verbaux de la réunion peut varier de l'organisationGanisation, mais sont généralement très simples. Il commence par inscrire la réunion du corps, donne la date et l'heure de la réunion, les membres présents et offrent un bref examen de chaque élément de l'ordre du jour et un dossier du vote, le cas échéant, pour chaque élément. Il notera également l'heure de l'ajournement et listera généralement la date et l'heure de la prochaine réunion.
Les procès-verbaux de la réunion sont pris par une personne désignée comme secrétaire. Selon la situation, cela peut ou non être un membre du conseil d'administration. Si ce n'est pas un membre du conseil d'administration, l'intégralité du travail du secrétaire sera de supprimer des notes. S'il s'agit d'un membre du conseil d'administration, le travail est un peu plus difficile, car ils peuvent participer à la discussion et aux votes en plus de prendre des notes. Généralement, pour un organisme ou une entreprise gouvernementale, le secrétaire ne sera pas membre du conseil d'administration. Pour les organisations bénévoles, le secrétaire se trouve généralement au conseil d'administration et envisage un officier du conseil d'administration.
Les minutes peuvent différer des autres comptes de réunion, tels que ceux trouvés dans un journal, dans ces minutes sont de nature très chronologique. Chaque élément dans les minutes est signalé dans la séquence que cela s'est produit. Si une réunion est couverte dans un journal, le journaliste commencera généralement à écrire sur la question qui est jugée la plus digne d'intérêt. D'autres problèmes peuvent être couverts ou non, en fonction de leur importance relative. Il convient de noter que chaque type de compte, le procès-verbal de la réunion et l'article du journal, est correct pour son style particulier.