Hvad er mødereferater?

Mødeprotokoller er en redegørelse for et officielt møde, som regel af et bestyrelse for et selskab eller en regeringsenhed. Imidlertid holder mange frivillige grupper også referater af møder for at gøre en historisk redegørelse for alle poster, beslutninger og regninger, der er godkendt. Protokoller tages normalt af en enkeltperson og godkendes derefter på det næste bestyrelsesmøde, når alle bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at gennemgå og foretage eventuelle rettelser.

Meste af tiden er mødereferater en meget teknisk og faktuel redegørelse for, hvad der fandt sted på mødet. Godkendelse af protokollen udføres normalt med meget lidt eller ingen diskussion. I nogle tilfælde, såsom hvis der er et meget kontroversielt spørgsmål eller en fejl, kan der dog være en betydelig diskussion. Normalt er det store flertal af medlemmer enige om, hvad protokollen skal sige. De bliver ikke en officiel del af posten, før de er godkendt af bestyrelsen.

Formatet for mødereferater kan variere fra organisation til organisation, men er normalt meget ligetil. Det starter med at liste organmødet, giver dato og klokkeslæt for mødet, de tilstedeværende medlemmer og tilbyder en kort gennemgang af hver dagsordenpost og en fortegnelse over afstemningen, hvis nogen blev taget, for hvert punkt. Den noterer også tidspunktet for afbrydelse og viser normalt datoen og tidspunktet for det næste møde.

Mødeprotokollen udtages af en person, der er udpeget som sekretær. Afhængig af situationen er dette muligvis ikke et bestyrelsesmedlem. Hvis ikke et bestyrelsesmedlem, er sekretærens samlede job at nedtage noter. Hvis det er et bestyrelsesmedlem, er jobbet noget sværere, fordi de kan forventes at deltage i diskussionen og stemmer ud over at notere. Generelt for et regeringsorgan eller selskab er sekretæren ikke et bestyrelsesmedlem. For frivillige organisationer er sekretæren normalt i bestyrelsen og overvejer en bestyrelsesofficer.

Protokoller kan afvige end andre beretninger om et møde, såsom dem, der findes i en avis, idet referaterne er meget kronologiske. Hver post i referatet rapporteres i den sekvens, det skete. Hvis et møde er dækket i en avis, begynder reporteren generelt at skrive om det emne, der anses for at være mest nyværdigt. Andre spørgsmål kan muligvis ikke dækkes, afhængigt af deres relative betydning. Det skal bemærkes, at hver kontotype, mødeminutterne og avisartiklen er korrekt for sin særlige stil.