Co jsou zápisy z jednání?

Zápis z jednání je popisem oficiálního zasedání, obvykle představenstva společnosti nebo vládního subjektu. Mnoho dobrovolnických skupin však také vede zápisy ze schůzek, aby vytvořilo historický přehled všech schválených záznamů, rozhodnutí a účtů. Zápis obvykle pořizuje jeden jednotlivec a poté je schvaluje na příštím zasedání správní rady poté, co všichni členové správní rady měli příležitost přezkoumat a provést jakékoli opravy.

Většinou jsou zápisy z jednání velmi technickým a faktickým popisem toho, co se na schůzce odehrálo. Schválení zápisu se obvykle provádí s velmi malou nebo žádnou diskuzí. V některých případech, jako například v případě velmi sporného problému nebo chyby, však může dojít ke značné diskuzi. Drtivá většina členů se obvykle shoduje na tom, co by měl zápis říkat. Stávají se oficiální součástí záznamu, dokud nejsou schváleny radou.

Formát zápisu z jednání se může v jednotlivých organizacích lišit, ale obvykle je velmi přímočarý. Začíná vyjmenováním schůze orgánu, uvedením data a času schůze, přítomných členů a krátkým přezkumem každého bodu pořadu jednání a zaznamenáním hlasování, pokud bylo přijato, pro každý bod. Rovněž zaznamená čas odročení a obvykle uvede datum a čas příští schůze.

Zápis ze schůze pořizuje osoba určená jako sekretářka. V závislosti na situaci to může nebo nemusí být člen představenstva. Není-li členem správní rady, bude úkolem tajemníka celé psaní poznámek. Pokud je členem správní rady, je práce poněkud těžší, protože lze očekávat, že se zúčastní diskuse a hlasuje kromě psaní poznámek. Obecně pro vládní orgán nebo společnost nebude tajemníkem člen představenstva. U dobrovolnických organizací je tajemník obvykle na palubě a zvažuje úředníka správní rady.

Zápis se může lišit od jiných záznamů z jednání, jako jsou zprávy z novin, protože zápisy jsou velmi chronologické povahy. Každá položka v minutách je uvedena v pořadí, v jakém se stala. Pokud je schůzka zahrnuta v novinách, reportér obvykle začne psát o problému, který je považován za nejzávažnější z novinek. Další otázky mohou, ale nemusí být řešeny, v závislosti na jejich relativní důležitosti. Je třeba poznamenat, že každý typ účtu, zápis ze schůzky a článek v novinách jsou správné pro svůj konkrétní styl.