Was sind Sitzungsprotokolle?
Sitzungsprotokolle sind ein Bericht über eine offizielle Sitzung, in der Regel von einem Verwaltungsrat eines Unternehmens oder einer staatlichen Einrichtung. Viele Freiwilligengruppen führen jedoch auch Sitzungsprotokolle, um alle genehmigten Aufzeichnungen, Entscheidungen und Rechnungen historisch zu dokumentieren. Die Protokolle werden normalerweise von einer Person angefertigt und bei der nächsten Vorstandssitzung genehmigt, sobald alle Vorstandsmitglieder die Möglichkeit hatten, die Unterlagen zu überprüfen und etwaige Korrekturen vorzunehmen.
In den meisten Fällen handelt es sich bei den Sitzungsprotokollen um eine sehr technische und sachliche Darstellung dessen, was während der Sitzung stattgefunden hat. Die Genehmigung des Protokolls erfolgt normalerweise mit sehr wenig oder keiner Diskussion. In einigen Fällen, z. B. wenn es sich um ein höchst umstrittenes Problem oder einen Fehler handelt, kann es jedoch zu erheblichen Diskussionen kommen. In der Regel ist sich die überwiegende Mehrheit der Mitglieder darüber einig, was das Protokoll sagen soll. Sie werden erst dann offizieller Bestandteil des Protokolls, wenn sie vom Vorstand genehmigt wurden.
Das Format für Besprechungsprotokolle kann von Organisation zu Organisation variieren, ist jedoch in der Regel sehr einfach. Zunächst wird die Sitzung des Gremiums aufgelistet, das Datum und die Uhrzeit der Sitzung sowie die anwesenden Mitglieder angegeben und zu jedem Punkt ein kurzer Rückblick auf die Tagesordnung sowie, falls vorhanden, ein Abstimmungsprotokoll angefertigt. Außerdem wird der Zeitpunkt der Vertagung vermerkt und in der Regel das Datum und die Uhrzeit der nächsten Sitzung angegeben.
Das Sitzungsprotokoll wird von einer als Sekretärin bestimmten Person geführt. Je nach Situation kann dies ein Vorstandsmitglied sein oder nicht. Wenn es sich nicht um ein Vorstandsmitglied handelt, besteht die gesamte Aufgabe des Sekretärs darin, Notizen zu machen. Wenn es sich um ein Vorstandsmitglied handelt, ist die Arbeit etwas schwieriger, da zu erwarten ist, dass sie an der Diskussion und den Abstimmungen teilnehmen und zusätzlich Notizen machen. In der Regel ist der Sekretär für eine Regierungsstelle oder ein Unternehmen kein Vorstandsmitglied. Bei Freiwilligenorganisationen ist die Sekretärin normalerweise im Vorstand und zieht einen Vorstandsbeamten in Betracht.
Protokolle können sich von anderen Berichten über eine Besprechung unterscheiden, wie sie beispielsweise in einer Zeitung zu finden sind, da diese Protokolle sehr chronologisch sind. Jeder Punkt in den Minuten wird in der Reihenfolge angegeben, in der er stattgefunden hat. Wenn eine Besprechung in einer Zeitung abgedruckt ist, beginnt der Reporter im Allgemeinen, über das Thema zu schreiben, das als am aktuellsten erachtet wird. Andere Themen können je nach ihrer relativen Bedeutung abgedeckt sein oder auch nicht. Es sollte beachtet werden, dass jede Art von Konto, das Sitzungsprotokoll und der Zeitungsartikel für ihren speziellen Stil korrekt sind.