Co to jest protokół spotkania?
Protokoły z posiedzeń są sprawozdaniem z oficjalnego spotkania, zazwyczaj zarządu spółki lub podmiotu rządowego. Jednak wiele grup wolontariuszy organizuje również protokoły ze spotkań, aby sporządzić historyczne sprawozdanie z wszystkich zatwierdzonych zapisów, decyzji i rachunków. Protokół jest zwykle sporządzany przez jedną osobę, a następnie zatwierdzany na następnym posiedzeniu zarządu, gdy wszyscy członkowie zarządu będą mieli okazję przejrzeć i wprowadzić poprawki.
W większości przypadków protokół ze spotkania jest bardzo technicznym i faktycznym opisem tego, co miało miejsce na spotkaniu. Zatwierdzenie protokołu zazwyczaj odbywa się przy bardzo małej lub zerowej dyskusji. Jednak w niektórych przypadkach, na przykład w przypadku bardzo kontrowersyjnej kwestii lub błędu, można przeprowadzić znaczną ilość dyskusji. Zazwyczaj zdecydowana większość członków zgadza się co do tego, co powinien powiedzieć protokół. Nie stają się one oficjalną częścią zapisu, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez zarząd.
Format protokołu spotkania może się różnić w zależności od organizacji, ale zwykle jest bardzo prosty. Zaczyna się od wyszczególnienia zebrania organu, podaje datę i godzinę spotkania, obecnych członków oraz oferuje krótki przegląd każdego punktu porządku obrad oraz zapis głosowania, jeśli taki został przeprowadzony, dla każdego punktu. Zapamięta również czas odroczenia i zwykle podaje datę i godzinę następnego spotkania.
Protokół ze spotkania zabiera osoba wyznaczona na sekretarza. W zależności od sytuacji może to być członek zarządu. Jeśli nie jest członkiem zarządu, całym zadaniem sekretarza będzie zapisywanie notatek. Jeśli jest członkiem zarządu, praca jest nieco trudniejsza, ponieważ można oczekiwać, że wezmą udział w dyskusji i głosują oprócz notatek. Zasadniczo w przypadku organu lub spółki rządowej sekretarz nie będzie członkiem zarządu. W przypadku organizacji wolontariackich sekretarz zwykle zasiada w zarządzie i rozważa funkcjonariusza zarządu.
Protokoły mogą się różnić od innych relacji ze spotkania, takich jak te znalezione w gazecie, ponieważ są one bardzo chronologiczne. Każda pozycja w minutach jest raportowana w kolejności, w jakiej się wydarzyła. Jeśli spotkanie jest opisane w gazecie, reporter zazwyczaj zaczyna pisać o problemie, który uważa się za najbardziej warty uwagi. Inne kwestie mogą, ale nie muszą być uwzględnione, w zależności od ich względnego znaczenia. Należy zauważyć, że każdy rodzaj konta, protokół ze spotkania i artykuł w gazecie są poprawne pod względem określonego stylu.