¿Qué son los procedimientos de adquisición?
Cada organización que compra bienes o servicios tiene procedimientos de adquisición estándar , los métodos que usan para adquirir esas cosas. Estos procedimientos cubren todos los aspectos del ciclo de adquisición, incluida la selección del proveedor, las negociaciones del contrato, la colocación de pedidos y el pago. Todas las empresas tienen procedimientos de adquisición, y se utilizan para controlar la actividad del gasto, garantizar que las aprobaciones apropiadas existan y reducir el riesgo de sobrepago. La actividad de adquisición o compra abarca toda la actividad de gasto, excluyendo la nómina, y a menudo representa más del 50 por ciento de todos los gastos.
La fuerza impulsora principal para el desarrollo de procedimientos de adquisición es controlar todo el gasto. Los procedimientos reales utilizados pueden variar ligeramente pero serán similares. Un proceso de aprobación apropiado generalmente implica una separación de las tareas y la participación de los gerentes superiores para transacciones que costarán más que un precio específico. Otro procedimiento de adquisición estándares limitar el acceso a los formularios de orden de compra y requerir la autorización firmada de un gerente que no sea la persona que usa los bienes. Esta separación del destinatario de bienes y la aprobación están diseñadas para garantizar que un miembro del personal superior esté al tanto de la orden y pueda confirmar que los materiales se requieren y se utilizarán para el propósito adecuado.
Otro procedimiento de adquisición común es crear una breve lista de proveedores preaprobados para productos específicos. Los proveedores se agregan a la lista a través de un proceso de licitación que se realiza de forma programada. Este proceso está diseñado para ser transparente y para proporcionar a la empresa la oportunidad de obtener descuentos en el precio, cumplir con los estándares de calidad y garantizar la puntualidad de la entrega.
Los riesgos para una empresa sin procedimientos de adquisición adecuados son un gasto excesivo, la incapacidad de lograr un buen valor y compra de fraude. Muchas personas que no tienenVe cualquier capacitación en contabilidad o adquisición a los pasos involucrados en una solicitud de compra. Sin embargo, estos procesos están diseñados para ahorrar tiempo y dinero.
Otros procedimientos de adquisición comunes incluyen los umbrales de valor de ajuste que desencadenan diferentes actividades de adquisición. Por ejemplo, las compras que cuestan más de una cierta cantidad pueden requerir que una orden de compra sea aprobada por dos niveles de administración. Una orden de compra por un precio mucho más alto podría requerir que se emita una propuesta.
En algunos casos, las empresas podrían estar obligadas a defender sus contratos de compra. Si un proveedor que participó en el proceso de licitación considera que no se les proporcionó una oportunidad justa para competir, se puede presentar una demanda. El derecho contractual es una fuente de una gran actividad legal, y las empresas con procedimientos de adquisición sólidos están en la mejor posición para defender sus decisiones comerciales.