Jaké jsou postupy zadávání zakázek?
Každá organizace, která nakupuje zboží nebo služby, má standardní postupy zadávání zakázek , metody, které používají k získání těchto věcí. Tyto postupy zahrnují všechny aspekty cyklu zadávání zakázek, včetně výběru dodavatele, vyjednávání smluv, zadávání objednávek a plateb. Všechny firmy mají postupy zadávání zakázek a používají se ke kontrole výdajové činnosti, k zajištění toho, aby byla zavedena odpovídající schválení a ke snížení rizika přeplatku. Pořizovací nebo nákupní činnost zahrnuje veškerou výdajovou činnost, vyjma mezd a často představuje více než 50 procent všech výdajů.
Primární hnací silou pro vývoj postupů zadávání veřejných zakázek je kontrola veškerých výdajů. Skutečné použité postupy se mohou mírně lišit, ale budou podobné. Vhodný schvalovací proces obvykle zahrnuje oddělení úkolů a zapojení vyšších manažerů pro transakce, které budou stát více než specifická cena. Dalším standardním postupem zadávání zakázek je omezit přístup k formulářům objednávek a vyžadovat podepsané povolení od manažera jiného než osoba používající zboží. Toto oddělení příjemce zboží a schválení má zajistit, aby si vedoucí pracovník byl vědom objednávky a mohl potvrdit, že materiály jsou potřebné a budou použity pro správný účel.
Dalším běžným postupem zadávání zakázek je vytvoření krátkého seznamu předem schválených prodejců pro konkrétní komodity. Dodavatelé jsou do seznamu přidáváni prostřednictvím nabídkového řízení, které je prováděno podle plánu. Tento proces je navržen tak, aby byl průhledný a poskytoval firmě příležitost získat slevy v ceně, splnit standardy kvality a zajistit včasnost dodávky.
Rizika pro společnost bez řádných postupů zadávání zakázek jsou nadměrné výdaje, neschopnost dosáhnout dobré hodnoty a podvody s nákupem. Mnoho lidí, kteří nemají školení v oblasti účetnictví nebo zadávání veřejných zakázek, nesnáší kroky spojené s požadavkem na nákup. Tyto procesy jsou však navrženy tak, aby šetřily čas i peníze.
Mezi další běžné postupy zadávání zakázek patří stanovení hodnotových prahů, které spouštějí různé činnosti při zadávání zakázek. Například nákupy, které stojí více než určitá částka, mohou vyžadovat schválení objednávky dvěma úrovněmi správy. Objednávka za mnohem vyšší cenu může vyžadovat vystavení nabídky.
V některých případech může být požadováno, aby společnosti hájily své kupní smlouvy. Pokud se prodejce, který se účastnil nabídkového řízení, domnívá, že mu nebyla poskytnuta spravedlivá soutěž, může být podána žaloba. Smluvní právo je zdrojem velké části právní činnosti a firmy se silnými postupy zadávání veřejných zakázek jsou v nejlepším postavení na obranu svých obchodních rozhodnutí.