Vad är upphandlingsförfaranden?

Varje organisation som köper varor eller tjänster har vanliga upphandlingsförfaranden , de metoder de använder för att förvärva dessa saker. Dessa förfaranden täcker alla aspekter av upphandlingscykeln, inklusive val av leverantör, kontraktsförhandlingar, beställning och betalning. Alla företag har upphandlingsförfaranden, och de används för att kontrollera utgiftsaktiviteten, se till att lämpliga godkännanden finns på plats och minska risken för överbetalning. Upphandling eller inköpsaktivitet omfattar all utgiftsaktivitet, exklusive lönekontrakt, och utgör ofta mer än 50 procent av alla utgifter.

Den främsta drivkraften för utvecklingen av upphandlingsförfaranden är att kontrollera alla utgifter. De faktiska procedurerna som används kan variera något men kommer att vara liknande. En lämplig godkännandeprocess innebär vanligtvis en uppdelning av uppgifter och engagemang av ledande befattningshavare för transaktioner som kommer att kosta mer än ett specifikt pris. Ett annat standardiserat upphandlingsförfarande är att begränsa tillgången till beställningsformulär och kräva undertecknat godkännande från en annan chef än den som använder varorna. Denna separering av mottagaren och godkännandet är utformad för att säkerställa att en ledande personal är medveten om beställningen och kan bekräfta att materialet krävs och kommer att användas för rätt ändamål.

Ett annat vanligt upphandlingsförfarande är att skapa en kort lista med förhandsgodkända leverantörer för specifika varor. Leverantörer läggs till i listan genom en budgivningsprocess som genomförs schemalagd. Denna process är utformad för att vara transparent och för att ge företaget en möjlighet att få rabatter i pris, att uppfylla kvalitetsstandarder och för att säkerställa leveransens aktualitet.

Riskerna för ett företag utan lämpliga upphandlingsförfaranden är överutgifter, misslyckandet med att uppnå bra värde och köpa bedrägeri. Många som inte har någon utbildning i bokföring eller upphandling beklagar de steg som ingår i en inköpsbegäran. Dessa processer är dock utformade för att spara både tid och pengar.

Andra vanliga upphandlingsförfaranden inkluderar inställning av värdetrösklar som utlöser olika upphandlingsaktiviteter. Till exempel kan köp som kostar mer än ett visst belopp kräva att en inköpsorder ska godkännas av två ledningsnivåer. En inköpsorder för ett mycket högre pris kan kräva att ett förslag lämnas.

I vissa fall kan företag bli skyldiga att försvara sina inköpskontrakt. Om en leverantör som deltog i budgivningsprocessen känner att de inte gavs en rättvis möjlighet att tävla, kan en talan väckas. Kontraktsrätt är en källa till mycket juridisk verksamhet och företag med starka upphandlingsförfaranden är i bästa läge att försvara sina affärsbeslut.