¿Cuáles son algunos consejos para una gestión exitosa de proyectos?
La gestión de proyectos es un conjunto de habilidades que van desde la contabilidad hasta la gestión organizacional. Este campo se ha expandido a una profesión reconocida internacionalmente. Las habilidades de gestión de proyectos son las mismas, independientemente de la industria, el tamaño y el alcance del proyecto. Hay cinco consejos principales para la gestión exitosa de proyectos: planificación y alcance, aceptación ejecutiva, gestión del tiempo, gestión de personas y gestión del cambio. Aprenda a implementar procesos simples para mejorar la velocidad y el éxito de sus proyectos.
La planificación y la definición del alcance de un proyecto son críticas. Esto a menudo se hace en un documento conocido como una carta del proyecto . Se incluye en el estatuto del proyecto una definición clara del objetivo del proyecto, la definición del éxito del proyecto, la línea de tiempo estimada y los costos y los miembros del equipo. Al crear este documento, proporcione tantos detalles como sea posible. Este documento se distribuye a todos los miembros del equipo del proyecto y al departamento patrocinador.
La aceptación ejecutiva es crítica para el éxito del proyecto. Presente su plan de proyecto y obtenga la aprobación antes de comenzar a trabajar. Los grandes proyectos a menudo se benefician de un comité directivo. Invite al comité a la participación ejecutiva de todas las áreas que se verán afectadas por el proyecto.
Defina claramente los desafíos, problemas y establezca qué tipo de apoyo necesita para lograr el objetivo del proyecto. Manténgalos informados y evite la tentación de informar solo buenas noticias. Solicite apoyo cuando sea necesario y haga todo lo posible para asegurarse de que no haya sorpresas.
La gestión del tiempo es necesaria para usted y su equipo. Invierta tiempo para aprender software de gestión de proyectos y otras herramientas para mantener el proyecto a tiempo. Establezca reuniones periódicas, proporcione una agenda por adelantado y cúmplala. Haga un seguimiento con los líderes del equipo sobre sus respectivas contribuciones al proyecto y los compromisos. Envíe las actas de las reuniones con una lista de actividades asignadas y una lista clara de quién es responsable de completar estos elementos.
La gestión de personas es el aspecto más complejo y gratificante de la gestión de proyectos. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de obtener el compromiso y el seguimiento de personas fuera de su estructura de informes. La razón más común para el fracaso del proyecto es la comunicación y los conflictos de personalidad.
Instituir un proceso para la gestión del cambio al comienzo del proyecto. Cualquier cambio en el alcance, adición o eliminación de elementos del plan del proyecto debe ser presentado y revisado por el comité directivo. Estos cambios deben ser administrados, los costos y el cronograma deben ajustarse para cada cambio aprobado. Si no se gestiona el cambio, se producirá un proyecto interminable que supera el presupuesto y es insatisfactorio.