Jakie są wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania projektami?

Zarządzanie projektami to zestaw umiejętności, od księgowości po zarządzanie organizacyjne. Ta dziedzina rozwinęła się w uznany na całym świecie zawód. Umiejętności zarządzania projektami są takie same, niezależnie od branży, wielkości i zakresu projektu. Istnieje pięć głównych wskazówek dotyczących udanego zarządzania projektami: planowanie i zakres, buy-in dla kadry kierowniczej, zarządzanie czasem, zarządzanie ludźmi i zarządzanie zmianami. Dowiedz się, jak wdrażać proste procesy, aby poprawić szybkość i powodzenie swoich projektów.

Kluczowe znaczenie ma planowanie i określenie zakresu projektu. Często odbywa się to w dokumencie znanym jako karta projektu . Karta projektu zawiera jasną definicję celu projektu, definicję sukcesu projektu, oszacowanie harmonogramu i kosztów oraz członków zespołu. Tworząc ten dokument, podaj jak najwięcej szczegółów. Dokument ten jest rozpowszechniany wśród wszystkich członków zespołu projektowego i działu sponsoringu.

Wpisowe jest kluczowe dla powodzenia projektu. Przedstaw swój plan projektu i uzyskaj zgodę na rozpoczęcie pracy. Duże projekty często korzystają z komitetu sterującego. Zaproś do komitetu udział kadry kierowniczej ze wszystkich obszarów, na które projekt będzie miał wpływ.

Jasno zdefiniuj wyzwania, problemy i określ, jakiego rodzaju wsparcia potrzebujesz, aby osiągnąć cel projektu. Informuj ich na bieżąco i unikaj pokusy zgłaszania tylko dobrych wiadomości. Poproś o wsparcie, gdy jest ono potrzebne, i postaraj się, aby nie było niespodzianek.

Zarządzanie czasem jest konieczne dla Ciebie i Twojego zespołu. Zainwestuj czas, aby nauczyć się oprogramowania do zarządzania projektami i innych narzędzi, aby utrzymać projekt zgodnie z harmonogramem. Umawiaj się na regularne spotkania, z góry ustal harmonogram i trzymaj się go. Śledź z liderami zespołów ich wkład w projekt i zobowiązania. Wyślij protokół ze spotkania z listą przypisanych działań i jasno określ, kto jest odpowiedzialny za wykonanie tych elementów.

Zarządzanie ludźmi jest najbardziej złożonym i satysfakcjonującym aspektem zarządzania projektami. Menedżer projektu, który odniósł sukces, musi być w stanie uzyskać zaangażowanie i kontakt z osobami spoza ich struktury raportowania. Najczęstszą przyczyną niepowodzenia projektu są konflikty komunikacyjne i osobowościowe.

Ustanów proces zarządzania zmianami na początku projektu. Wszelkie zmiany zakresu, dodawania lub usuwania pozycji z planu projektu muszą być przedkładane i weryfikowane przez komitet sterujący. Tymi zmianami należy zarządzać, a koszt i czas dostosowywać do każdej zatwierdzonej zmiany. Brak zarządzania zmianami doprowadzi do niekończącego się projektu, który przekroczył budżet i był niezadowalający.