Quali sono alcuni suggerimenti per una corretta gestione del progetto?
La gestione del progetto è un insieme di competenze che vanno dalla contabilità alla gestione organizzativa. Questo campo si è sviluppato in una professione riconosciuta a livello internazionale. Le competenze di gestione del progetto sono le stesse, indipendentemente dal settore, dalle dimensioni e dalla portata del progetto. Esistono cinque suggerimenti principali per la gestione di progetti di successo: pianificazione e ambito, buy-in esecutivo, gestione del tempo, gestione delle persone e gestione delle modifiche. Scopri come implementare processi semplici per migliorare la velocità e il successo dei tuoi progetti.
La pianificazione e la definizione dell'ambito di un progetto sono fondamentali. Questo è spesso fatto in un documento noto come una carta del progetto . Nella carta del progetto è inclusa una chiara definizione dell'obiettivo del progetto, definizione del successo del progetto, stima della tempistica e dei costi e dei membri del team. Quando si crea questo documento, fornire quanti più dettagli possibile. Questo documento è distribuito a tutti i membri del team di progetto e al dipartimento sponsor.
Il buy-in esecutivo è fondamentale per il successo del progetto. Presenta il tuo piano di progetto e ottieni l'approvazione prima di iniziare a lavorare. I grandi progetti spesso beneficiano di un comitato direttivo. Invitare la partecipazione esecutiva di tutte le aree che saranno influenzate dal progetto nel comitato.
Definire chiaramente le sfide, i problemi e indicare quale tipo di supporto è necessario per raggiungere l'obiettivo del progetto. Tienili informati ed evita la tentazione di riportare solo buone notizie. Chiedi supporto quando è necessario e fai del tuo meglio per assicurarti che non ci siano sorprese.
La gestione del tempo è necessaria per te e il tuo team. Investi tempo per imparare il software di gestione del progetto e altri strumenti per mantenere il progetto nei tempi previsti. Organizzare riunioni regolari, fornire un ordine del giorno in anticipo e attenersi ad esso. Seguire con i responsabili del gruppo i rispettivi contributi al progetto e gli impegni. Invia i verbali delle riunioni con un elenco di attività assegnate ed elenca chiaramente chi è responsabile del completamento di questi elementi.
La gestione delle persone è l'aspetto più complesso e gratificante della gestione dei progetti. Un project manager di successo deve essere in grado di ottenere impegno e follow-up da parte di persone esterne alla propria struttura di reporting. Il motivo più comune del fallimento del progetto è la comunicazione e i conflitti di personalità.
Istituire un processo per la gestione del cambiamento all'inizio del progetto. Eventuali modifiche al campo di applicazione, aggiunta o rimozione di articoli dal piano di progetto devono essere presentate e riviste dal comitato direttivo. Queste modifiche devono essere gestite, i costi e la tempistica adeguati per ogni modifica approvata. La mancata gestione del cambiamento si tradurrà in un progetto senza fine che è oltre il budget e insoddisfacente.