¿Cuáles son los mejores métodos para escribir propuestas?
Las propuestas son una herramienta común en el mundo de los negocios. A menudo utilizado como un medio para ofertar por un contrato o para crear una relación a largo plazo con un nuevo cliente, el proceso de redacción de propuestas ha sido objeto de una infinidad de libros y manuales que abordan el proceso de ventas. Afortunadamente, es posible participar en la redacción de propuestas con éxito al observar algunas pautas simples.
Al escribir propuestas de cualquier tipo, siempre investigue los antecedentes del cliente potencial. Descubra cuánto tiempo han estado en el negocio, cuántas ubicaciones operan, sus ingresos anuales promedio y quizás incluso qué tipo de organizaciones benéficas tiende a apoyar la empresa, ya sea como entidad o a través de sus ejecutivos. Basarse en la cultura general del cliente hará que sea mucho más fácil adaptar su texto para que resuene con la empresa, y aumentará sus posibilidades de ser seleccionado como el proveedor de elección.
Siempre haga uso de toda la información que se recopila directamente del cliente potencial al escribir propuestas. A menudo, las empresas que buscan activamente un proveedor emitirán lo que se conoce como Solicitud de Propuesta o RFP. El RFP es un documento invaluable para cualquier proveedor que desee establecer una relación de trabajo con la empresa emisora, ya que a menudo incluye información importante sobre el formato, la disposición de la información e incluso el tipo de información que debe incluirse dentro del cuerpo de la propuesta.
Es importante tener en cuenta que el formato real de la RFP variará de una situación a otra. Algunas solicitudes de propuestas son cortas y permiten a los encuestados un gran margen de maniobra en términos de organización y contenido. Sin embargo, es más común que una RFP proporcione instrucciones específicas que se deben seguir al pie de la letra para que la propuesta sea considerada seriamente. A menudo, el RFP especificará el formato de la propuesta y puede llegar a proporcionar una plantilla de propuesta que se debe utilizar.
Al redactar propuestas como respuesta a una solicitud de propuesta integral, se debe tener mucho cuidado para responder de manera concisa a cualquier pregunta incluida en ese documento. Incluso si no se incluye una plantilla, es una buena idea usar la RFP en sí misma como una plantilla y usar las preguntas como encabezados para cada sección de la propuesta finalizada. Esto hará que sea mucho más fácil para el emisor del RFP encontrar rápidamente cada una de las respuestas, ya que se presentan en el mismo orden general que las solicitudes realizadas en el documento original.
Hay situaciones en las que el RFP es un documento extremadamente informal, como una solicitud de una página que incluye nada más que una lista de preguntas e instrucciones sobre cómo remitir la propuesta. Aquí es donde usar la investigación que hizo al principio del proceso hará una gran diferencia en la propuesta final. Sin pautas específicas en la mano, querrá buscar ejemplos de propuestas que cree que encajarán bien con la cultura corporativa del cliente, y elaborar esas ideas de propuestas para que sigan la poca orientación que se proporciona en la RFP informal. Asegúrese de que incluso si las preguntas son generales y algo vagas, encontrará formas de proporcionar respuestas que se relacionen directamente con el trabajo del cliente y lo que ofrece su empresa para ayudarlo a llevar a cabo ese trabajo con éxito.
Recuerda siempre que escribir propuestas no se trata de crear un formato maravilloso que creas que es ideal. El enfoque no está en lo que considera una gran propuesta, sino en lo que el cliente pensará que es la respuesta perfecta a su solicitud. Esto a veces significa salir de su zona de confort y ponerse en el lugar del cliente el tiempo suficiente para ver el proceso desde su punto de vista. Si bien esto puede ser un desafío, ganar el negocio hace que valga la pena el esfuerzo.