¿Cuáles son los mejores métodos para escribir propuestas?
Las propuestas son una herramienta común en el mundo de los negocios. A menudo utilizado como un medio para ofertar por un contrato o crear una relación a largo plazo con un nuevo cliente, el proceso de escritura de propuestas ha sido objeto de una variedad interminable de libros y manuales que abordan el proceso de ventas. Afortunadamente, es posible participar en la redacción de propuestas con éxito observando algunas pautas simples.
Al escribir propuestas de cualquier tipo, siempre investigue los antecedentes del cliente potencial. Averigüe cuánto tiempo han estado en el negocio, cuántas ubicaciones operan, sus ingresos anuales promedio y tal vez incluso qué tipo de organizaciones benéficas tiende a apoyar, ya sea como entidad o a través de sus ejecutivos. Conseñarse en la cultura general del cliente hará que sea mucho más fácil adaptar su texto para que resuene con la empresa y aumente sus posibilidades de ser seleccionado como el proveedor de elección.
Siempre utilice cualquier información tHat se recopila directamente del cliente potencial al escribir propuestas. A menudo, las empresas que buscan activamente un proveedor emitirán lo que se conoce como una solicitud de propuesta o RFP. La RFP es un documento invaluable para cualquier proveedor que quiera establecer una relación de trabajo con la empresa emisora, ya que a menudo incluye información importante sobre el formato, la disposición de la información e incluso el tipo de información que debe incluirse dentro del cuerpo de la propuesta.
Es importante tener en cuenta que el formato real de la RFP variará de una situación a otra. Algunas solicitudes de propuesta son cortas y permiten a los encuestados una gran cantidad de margen de maniobra en términos de organización y contenido. Sin embargo, es más común que una RFP proporcione instrucciones específicas que deben seguirse a la letra para que la propuesta se considere seriamente. A menudo, el RFP será SPEcifique el formato de propuesta y puede llegar tan lejos como para proporcionar una plantilla de propuesta que debe usarse.
Al escribir propuestas como respuesta a una RFP integral, se debe tener mucho cuidado para responder de manera concisa a cualquier pregunta incluida en ese documento. Incluso si no se incluye una plantilla, es una buena idea usar el RFP en sí mismo como una especie de plantilla y usar las preguntas como encabezados para cada sección de la propuesta terminada. Esto hará que sea mucho más fácil para el emisor de la RFP encontrar rápidamente cada una de las respuestas, ya que se presentan en el mismo orden general que las solicitudes realizadas en el documento de origen.
Hay situaciones en las que la RFP es un documento extremadamente informal, como una solicitud de una página que no incluye nada más que una lista de preguntas e instrucciones sobre la remisión de la propuesta. Aquí es donde utilizar la investigación que realizó al principio del proceso marcará una gran diferencia en la propuesta final. Sin pautas específicas en la mano,querrá buscar propuestas de muestra que crea que encajarán bien con la cultura corporativa del cliente y elaborar esas ideas de propuestas para que sigan lo que se proporciona poca orientación en la RFP informal. Asegúrese de que incluso si las preguntas son generales y algo vagas, encuentre formas de proporcionar respuestas que se vinculen directamente con el trabajo del cliente y lo que su empresa ofrece para ayudarlos a continuar con éxito.
Recuerde siempre que escribir propuestas no se trata de crear un formato maravilloso que creas que es ideal. La atención no está en lo que considera una gran propuesta, sino lo que el cliente pensará es la respuesta perfecta a su solicitud. Esto a veces significa salir de su zona de confort y ponerse en los zapatos del cliente el tiempo suficiente para ver el proceso desde su punto de vista. Si bien esto puede ser un desafío, ganar el negocio hace que valga la pena el esfuerzo.