Quelles sont les meilleures méthodes pour rédiger des propositions?
Les propositions sont un outil commun dans le monde des affaires. Souvent utilisé comme moyen d'enchérir sur un contrat ou de créer une relation à long terme avec un nouveau client, le processus de rédaction de propositions a fait l'objet d'un nombre incalculable de livres et de manuels traitant du processus de vente. Heureusement, il est possible de réussir à rédiger une proposition en respectant quelques directives simples.
Lors de la rédaction de propositions de toute nature, recherchez toujours les antécédents du client potentiel. Découvrez depuis combien de temps elles sont en affaires, combien d’établissements elles opèrent, leur revenu annuel moyen et peut-être même quel type d’organisations caritatives l’entreprise a tendance à soutenir, en tant qu’entité ou par l’intermédiaire de leurs dirigeants. Si vous vous enracinez dans la culture générale du client, il sera beaucoup plus facile d’adapter votre texte afin qu’il résonne avec l’entreprise et d’augmenter vos chances d’être sélectionné comme fournisseur de choix.
Utilisez toujours toutes les informations recueillies directement auprès du client potentiel lors de la rédaction de propositions. Souvent, les entreprises qui recherchent activement un fournisseur publient ce que l’on appelle une demande de proposition (RFP). La demande de propositions est un document précieux pour tout fournisseur qui souhaite établir une relation de travail avec la société émettrice, car elle inclut souvent des informations importantes sur le format, la disposition des informations et même le type d'informations devant figurer dans le corps du document. La proposition.
Il est important de noter que le format actuel de la demande de propositions variera d'une situation à l'autre. Certaines demandes de propositions sont brèves et permettent aux répondants une grande marge de manœuvre en termes d'organisation et de contenu. Cependant, il est plus courant pour une demande de proposition de fournir des instructions spécifiques qui doivent être suivies à la lettre pour que la proposition soit sérieusement examinée. Souvent, la demande de proposition spécifie le format de la proposition et peut aller jusqu’à fournir un modèle de proposition à utiliser.
Lors de la rédaction de propositions en réponse à une demande de propositions complète, il convient de veiller à répondre de manière concise aux questions incluses dans ce document. Même si aucun modèle n'est inclus, il est judicieux d'utiliser la demande de proposition elle-même comme une sorte de modèle et d'utiliser les questions comme en-têtes pour chaque section de la proposition finie. Cela permettra beaucoup plus facilement à l'émetteur de la DP de trouver rapidement chacune des réponses, car elles sont présentées dans le même ordre général que les demandes présentées dans le document d'origine.
Il existe des situations dans lesquelles la demande de proposition est un document extrêmement informel, par exemple une demande d'une page ne comprenant rien de plus qu'une liste de questions et d'instructions sur le renvoi de la proposition. C’est là que l’utilisation des recherches que vous avez effectuées au début du processus fera toute la différence pour la proposition finale. En l'absence de directives spécifiques, vous souhaiterez rechercher des exemples de propositions qui correspondront bien à la culture d'entreprise du client, et formulerez ces idées de proposition afin qu'elles suivent le peu d'indications fournies dans le RFP informel. Assurez-vous que même si les questions sont générales et quelque peu vagues, vous trouverez le moyen de fournir des réponses directement liées au travail du client et aux offres de votre entreprise pour les aider à mener à bien ce travail.
Rappelez-vous toujours que la rédaction de propositions ne consiste pas à créer un format merveilleux que vous jugez idéal. L'accent n'est pas mis sur ce que vous considérez comme une excellente proposition, mais sur ce que le client pensera être la réponse parfaite à sa demande. Cela signifie parfois que vous devez sortir de votre zone de confort et vous mettre à la place du client suffisamment longtemps pour voir le processus de son point de vue. Bien que cela puisse être un défi, gagner de l’activité en vaut la peine.