Quali sono i metodi migliori per scrivere proposte?

Le proposte sono uno strumento comune nel mondo degli affari. Spesso utilizzato come mezzo per fare offerte su un contratto o creare una relazione a lungo termine con un nuovo cliente, il processo di scrittura delle proposte è stato oggetto di una serie infinita di libri e manuali che affrontano il processo di vendita. Fortunatamente, è possibile impegnarsi con successo nella stesura di proposte osservando alcune semplici linee guida.

Quando si scrivono proposte di qualsiasi tipo, ricercare sempre lo sfondo del potenziale cliente. Scopri da quanto tempo sono in attività, quante sedi operano, il loro reddito medio annuo e forse anche quale tipo di enti di beneficenza che l'azienda tende a sostenere, sia come entità che attraverso i loro dirigenti. Basarsi sulla cultura generale del cliente renderà molto più semplice personalizzare il tuo testo in modo che risuoni con l'azienda e aumenti le tue possibilità di essere selezionato come fornitore di scelta.

Utilizzare sempre qualsiasi informazione raccolta direttamente dal potenziale cliente durante la stesura di proposte. Spesso, le aziende che cercano attivamente un fornitore emettono ciò che è noto come una richiesta di proposta o RFP. La RFP è un documento inestimabile per qualsiasi fornitore che desideri stabilire un rapporto di lavoro con la società emittente, in quanto spesso include informazioni importanti sul formato, la disposizione delle informazioni e persino il tipo di informazioni che devono essere incluse nel corpo di la proposta.

È importante notare che il formato effettivo della RFP varierà da una situazione all'altra. Alcune richieste di proposta sono brevi e consentono agli intervistati un ampio margine di manovra in termini di organizzazione e contenuto. Tuttavia, è più comune per una RFP fornire istruzioni specifiche che devono essere seguite alla lettera affinché la proposta sia presa in seria considerazione. Spesso la RFP specifica il formato della proposta e può arrivare fino a fornire un modello di proposta che deve essere utilizzato.

Quando si scrivono proposte come risposta a una RFP globale, è necessario prestare molta attenzione a rispondere in modo conciso a tutte le domande incluse in quel documento. Anche se non è incluso un modello, è una buona idea utilizzare lo stesso RFP come una sorta di modello e usare le domande come intestazioni per ogni sezione della proposta finita. Ciò renderà molto più facile per l'emittente della RFP trovare rapidamente ciascuna delle risposte, poiché sono presentate nello stesso ordine generale delle richieste fatte nel documento di origine.

Ci sono situazioni in cui la RFP è un documento estremamente informale, come una richiesta di una pagina che include nient'altro che un elenco di domande e istruzioni su come rimettere la proposta. È qui che usare la ricerca che hai fatto all'inizio del processo farà la differenza nella proposta finale. Senza linee guida specifiche a portata di mano, vorrai cercare proposte di esempio che ritieni possano adattarsi bene alla cultura aziendale del cliente e creare quelle idee di proposte in modo che seguano quella piccola guida fornita nella RFP informale. Assicurati che anche se le domande sono generali e piuttosto vaghe, trovi modi per fornire risposte che si collegano direttamente con il lavoro del cliente e ciò che la tua azienda offre per aiutarli a portare avanti con successo quel lavoro.

Ricorda sempre che scrivere proposte non significa creare un formato meraviglioso che ritieni sia l'ideale. L'attenzione non è su quella che consideri un'ottima proposta, ma su ciò che il cliente penserà sia la risposta perfetta alla sua richiesta. Questo a volte significa uscire dalla tua zona di comfort e metterti nei panni del cliente abbastanza a lungo per vedere il processo dal loro punto di vista. Mentre questo può essere una sfida, guadagnare il business ne vale la pena.