Vilka är de bästa metoderna för att skriva förslag?

Förslag är ett vanligt verktyg i näringslivet. Ofta används som ett sätt att bjuda på ett kontrakt eller skapa en långsiktig relation med en ny kund, har processen att skriva förslag varit föremål för en oändlig mängd böcker och manualer som adresserar försäljningsprocessen. Lyckligtvis är det möjligt att delta i förslagskrivning framgångsrikt genom att följa några enkla riktlinjer.

När du skriver förslag av något slag ska du alltid studera den blivande kundens bakgrund. Ta reda på hur länge de har varit i branschen, hur många platser de driver, deras genomsnittliga årliga intäkter och kanske till och med vilken typ av välgörenhet företaget tenderar att stödja, antingen som en enhet eller genom sina chefer. Om du grundar dig på klientens allmänna kultur kommer det att bli mycket lättare att skräddarsy din text så att den kommer att resonera med företaget och öka dina chanser att bli vald som den leverantör du väljer.

Använd alltid all information som samlas in direkt från den potentiella kunden när du skriver förslag. Ofta kommer företag som aktivt letar efter en leverantör att utfärda det som kallas en begäran om förslag eller RFP. RFP är ett ovärderligt dokument för alla leverantörer som vill upprätta ett arbetsförhållande med det utfärdande företaget, i det att det ofta innehåller viktig information om format, arrangemang av information och till och med vilken typ av information som måste ingå i kroppen av förslaget.

Det är viktigt att notera att det faktiska formatet för RFP kommer att variera från en situation till en annan. Vissa förfrågningar om förslag är korta och möjliggör för respondenterna ett stort utrymme vad gäller organisation och innehåll. Det är emellertid vanligare att en RFP tillhandahåller specifika instruktioner som måste följas till brevet för att förslaget ska övervägas på allvar. Ofta kommer RFP att specificera förslaget format och kan gå så långt som att tillhandahålla en förslag mall som måste användas.

När man skriver förslag som svar på en omfattande RFP måste man vara mycket försiktig att svara kortfattat på alla frågor som ingår i det dokumentet. Även om det inte finns en mall med, är det en bra idé att använda RFP själv som en typ av mall och använda frågorna som rubriker för varje avsnitt i det färdiga förslaget. Detta kommer att göra det mycket enklare för RFP-emittenten att snabbt hitta var och en av svaren, eftersom de presenteras i samma allmänna ordning som förfrågningarna i originaldokumentet.

Det finns situationer där RFP är ett extremt informellt dokument, till exempel en begäran om en sida som ingår mer än en lista med frågor och instruktioner för återlämnande av förslaget. Det är här att använda den forskning du gjorde tidigt i processen kommer att göra en värld av skillnad för det slutliga förslaget. Med inga specifika riktlinjer i handen, vill du leta efter exempel på förslag som du tror kommer att passa bra i kundens företagskultur och utforma dessa förslagsidéer så att de följer vad lite vägledning ges i den informella RFP. Se till att även om frågorna är generella och något vaga, hittar du sätt att ge svar som binder direkt till klientens arbete och vad ditt företag erbjuder för att hjälpa dem att framgångsrikt fortsätta arbetet.

Kom alltid ihåg att att skriva förslag inte handlar om att skapa ett underbart format som du tycker är idealiskt. Fokus ligger inte på vad du anser vara ett bra förslag, utan vad klienten tycker är det perfekta svaret på deras begäran. Det betyder ibland att du går utanför din komfortzon och sätter dig själv i klientens skor tillräckligt länge för att se processen ur deras synvinkel. Det kan vara en utmaning, men att tjäna verksamheten gör det väl värt ansträngningen.