Was sind die besten Methoden zum Schreiben von Vorschlägen?
Vorschläge sind ein gängiges Werkzeug in der Geschäftswelt. Das Verfassen von Vorschlägen, die häufig als Mittel zum Anbieten eines Vertrags oder zum Aufbau einer langfristigen Beziehung zu einem neuen Kunden verwendet werden, war Gegenstand einer endlosen Reihe von Büchern und Handbüchern, die sich mit dem Verkaufsprozess befassen. Glücklicherweise ist es möglich, Vorschläge erfolgreich zu verfassen, indem einige einfache Richtlinien beachtet werden.
Informieren Sie sich beim Verfassen von Vorschlägen stets über den Hintergrund des potenziellen Kunden. Finden Sie heraus, wie lange sie bereits im Geschäft sind, wie viele Standorte sie betreiben, wie hoch ihr durchschnittlicher Jahresumsatz ist und vielleicht sogar welche Arten von Wohltätigkeitsorganisationen das Unternehmen tendenziell unterstützt, entweder als Unternehmen oder durch seine Führungskräfte. Wenn Sie sich in die allgemeine Kultur des Kunden einklinken, können Sie Ihren Text viel einfacher so anpassen, dass er mit dem Unternehmen in Einklang steht, und Ihre Chancen erhöhen, als Lieferant Ihrer Wahl ausgewählt zu werden.
Verwenden Sie beim Verfassen von Vorschlägen immer alle Informationen, die direkt vom potenziellen Kunden gesammelt wurden. Unternehmen, die aktiv nach einem Anbieter suchen, stellen häufig so genannte Angebotsanfragen (Request for Proposal, RFP) aus. Das RFP ist ein unschätzbares Dokument für jeden Lieferanten, der eine Geschäftsbeziehung mit dem ausstellenden Unternehmen aufbauen möchte, da es häufig wichtige Informationen zum Format, zur Anordnung von Informationen und sogar zur Art der Informationen enthält, die in die Struktur von aufgenommen werden müssen der Antrag.
Es ist wichtig zu beachten, dass das tatsächliche Format des RFP von einer Situation zur anderen variiert. Einige Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen sind kurz und lassen den Befragten viel Spielraum in Bezug auf Organisation und Inhalt. Es ist jedoch üblicher, dass eine Ausschreibung spezifische Anweisungen enthält, die genau befolgt werden müssen, damit der Vorschlag ernsthaft geprüft wird. In der RFP wird häufig das Angebotsformat angegeben und es kann sogar eine Angebotsvorlage bereitgestellt werden, die verwendet werden muss.
Beim Verfassen von Vorschlägen als Antwort auf ein umfassendes RFP muss sorgfältig darauf geachtet werden, dass alle in diesem Dokument enthaltenen Fragen präzise beantwortet werden. Auch wenn keine Vorlage enthalten ist, empfiehlt es sich, das RFP selbst als eine Art Vorlage zu verwenden und die Fragen als Überschriften für jeden Abschnitt des fertigen Angebots zu verwenden. Dies erleichtert dem Aussteller des RFP das schnelle Auffinden der einzelnen Antworten, da sie in derselben allgemeinen Reihenfolge wie die im Ursprungsdokument gestellten Anforderungen angezeigt werden.
Es gibt Situationen, in denen das RFP ein äußerst informelles Dokument ist, z. B. eine einseitige Anfrage, die nur eine Liste von Fragen und Anweisungen zur Einreichung des Vorschlags enthält. An dieser Stelle wird die Verwendung der Recherche, die Sie zu Beginn des Prozesses durchgeführt haben, einen großen Unterschied zum endgültigen Vorschlag bewirken. Wenn Sie keine spezifischen Richtlinien in der Hand haben, sollten Sie nach Beispielvorschlägen suchen, die Ihrer Meinung nach gut zur Unternehmenskultur des Kunden passen, und diese Vorschläge so gestalten, dass sie den in der informellen Ausschreibung enthaltenen Anweisungen folgen. Stellen Sie sicher, dass Sie, auch wenn die Fragen allgemein und etwas vage sind, Möglichkeiten finden, Antworten zu geben, die direkt mit der Arbeit des Kunden und dem, was Ihr Unternehmen anbietet, in Verbindung stehen, um ihm zu helfen, diese Arbeit erfolgreich fortzusetzen.
Denken Sie immer daran, dass es beim Schreiben von Vorschlägen nicht darum geht, ein wunderbares Format zu erstellen, das Sie für ideal halten. Der Fokus liegt nicht auf dem, was Sie für ein großartiges Angebot halten, sondern darauf, was der Kunde für die perfekte Antwort auf seine Anfrage hält. Dies bedeutet manchmal, dass Sie Ihre Komfortzone verlassen und sich lange genug in die Lage des Kunden versetzen, um den Prozess aus seiner Sicht zu betrachten. Obwohl dies eine Herausforderung sein kann, lohnt es sich, das Geschäft zu verdienen.