Jakie są najlepsze metody pisania wniosków?
Propozycje są powszechnym narzędziem w świecie biznesu. Proces pisania ofert, często stosowany jako środek licytacji umowy lub tworzenia długoterminowych relacji z nowym klientem, jest przedmiotem nieskończonej gamy książek i instrukcji dotyczących procesu sprzedaży. Na szczęście można z powodzeniem zaangażować się w pisanie propozycji, przestrzegając kilku prostych wskazówek.
Pisząc wnioski dowolnego rodzaju, zawsze badaj tło potencjalnego klienta. Dowiedz się, jak długo działają, ile lokalizacji prowadzą, ich średni roczny przychód, a może nawet jaki rodzaj organizacji charytatywnych wspiera firma, zarówno jako podmiot, jak i za pośrednictwem kierownictwa. Ugruntowanie się w ogólnej kulturze klienta znacznie ułatwi dostosowanie tekstu do rezonansu z firmą i zwiększy twoje szanse na bycie wybranym jako dostawca z wyboru.
Zawsze korzystaj z wszelkich informacji zebranych bezpośrednio od potencjalnego klienta podczas pisania ofert. Często firmy, które aktywnie szukają dostawcy, wystawią tak zwane zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe. Zapytanie ofertowe jest nieocenionym dokumentem dla każdego dostawcy, który chce nawiązać stosunki robocze z firmą wydającą, ponieważ często zawiera ważne informacje o formacie, układzie informacji, a nawet rodzaju informacji, które muszą być zawarte w treści propozycja.
Należy zauważyć, że rzeczywisty format zapytania ofertowego będzie się różnić w zależności od sytuacji. Niektóre zapytania ofertowe są krótkie i zapewniają respondentom dużą swobodę organizacyjną i merytoryczną. Jednak często zapytanie ofertowe zawiera szczegółowe instrukcje, których należy przestrzegać, aby poważnie rozważyć propozycję. Często zapytanie ofertowe określa format wniosku i może posunąć się do dostarczenia szablonu wniosku, którego należy użyć.
Pisząc propozycje w odpowiedzi na kompleksowe zapytanie ofertowe, należy dołożyć wszelkich starań, aby zwięźle odpowiedzieć na wszelkie pytania zawarte w tym dokumencie. Nawet jeśli nie ma szablonu, dobrym pomysłem jest użycie samego zapytania ofertowego jako rodzaju szablonu i użycie pytań jako nagłówków dla każdej sekcji gotowej propozycji. Ułatwi to wystawcy zapytania ofertowego szybkie znalezienie każdej odpowiedzi, ponieważ są one przedstawione w tej samej ogólnej kolejności, co wnioski złożone w dokumencie źródłowym.
Są sytuacje, w których zapytanie ofertowe jest niezwykle nieformalnym dokumentem, na przykład jednostronicowe żądanie, które zawiera jedynie listę pytań i instrukcji dotyczących ponownego złożenia wniosku. W tym miejscu wykorzystanie badań przeprowadzonych na początku procesu zmieni świat ostatecznej propozycji. Bez konkretnych wytycznych będziesz chciał poszukać przykładowych propozycji, które Twoim zdaniem będą dobrze pasować do kultury korporacyjnej klienta, i opracuj te propozycje, aby postępowały zgodnie z niewielkimi wskazówkami zawartymi w nieformalnym zapytaniu ofertowym. Upewnij się, że nawet jeśli pytania są ogólne i nieco niejasne, znajdziesz sposoby na udzielenie odpowiedzi bezpośrednio związanych z pracą klienta i tym, co oferuje Twoja firma, aby pomóc im z powodzeniem kontynuować tę pracę.
Zawsze pamiętaj, że pisanie propozycji nie polega na stworzeniu wspaniałego formatu, który Twoim zdaniem jest idealny. Nie skupiamy się na tym, co uważasz za świetną propozycję, ale na tym, co klient pomyśli, jest idealną odpowiedzią na ich zapytanie. Czasami oznacza to wyjście poza strefę komfortu i postawienie klienta w butach na tyle długo, aby zobaczyć proces z ich punktu widzenia. Chociaż może to być wyzwanie, zarabianie na firmie sprawia, że jest to warte wysiłku.