Quais são os melhores métodos para escrever propostas?

As propostas são uma ferramenta comum no mundo dos negócios. Freqüentemente usado como meio de licitar um contrato ou criar um relacionamento de longo prazo com um novo cliente, o processo de elaboração de propostas tem sido objeto de uma infinidade de livros e manuais que abordam o processo de vendas. Felizmente, é possível participar da redação da proposta com sucesso, observando algumas diretrizes simples.

Ao escrever propostas de qualquer tipo, pesquise sempre o histórico do cliente em potencial. Descubra quanto tempo eles estão no negócio, quantos locais operam, sua receita média anual e talvez até que tipo de instituições de caridade a empresa tende a apoiar, como entidade ou por meio de seus executivos. Basear-se na cultura geral do cliente tornará muito mais fácil adaptar o seu texto para que ele tenha repercussão na empresa e aumentará suas chances de ser selecionado como fornecedor de sua escolha.

Sempre use toda e qualquer informação coletada diretamente do cliente em potencial ao escrever propostas. Freqüentemente, as empresas que procuram ativamente um fornecedor emitem o que é conhecido como Solicitação de proposta ou RFP. A RFP é um documento inestimável para qualquer fornecedor que deseje estabelecer um relacionamento de trabalho com a empresa emissora, na medida em que geralmente inclui informações importantes sobre formato, organização das informações e até o tipo de informação que deve ser incluída no corpo do a proposta.

É importante observar que o formato real da solicitação de proposta varia de uma situação para outra. Algumas solicitações de proposta são curtas e permitem aos entrevistados uma grande margem de manobra em termos de organização e conteúdo. No entanto, é mais comum que uma RFP forneça instruções específicas que devem ser seguidas à risca para que a proposta seja considerada seriamente. Freqüentemente, a RFP especificará o formato da proposta e poderá fornecer um modelo de proposta que deve ser usado.

Ao escrever propostas como resposta a uma RFP abrangente, é preciso ter muito cuidado para responder de forma concisa a todas as perguntas incluídas nesse documento. Mesmo se não houver um modelo incluído, é uma boa ideia usar a própria RFP como uma espécie de modelo e usar as perguntas como cabeçalhos para cada seção da proposta finalizada. Isso tornará muito mais fácil para o emissor da RFP encontrar rapidamente cada uma das respostas, uma vez que elas são apresentadas na mesma ordem geral que as solicitações feitas no documento de origem.

Há situações em que a RFP é um documento extremamente informal, como uma solicitação de uma página que inclui nada mais do que uma lista de perguntas e instruções sobre como remeter a proposta. É aqui que o uso da pesquisa que você fez no início do processo fará muita diferença para a proposta final. Sem diretrizes específicas em mãos, convém procurar exemplos de propostas que se encaixem bem na cultura corporativa do cliente e elaborar essas idéias para que sigam as poucas orientações fornecidas na RFP informal. Certifique-se de que, mesmo que as perguntas sejam gerais e um tanto vagas, você encontrará maneiras de fornecer respostas diretamente relacionadas ao trabalho do cliente e ao que sua empresa oferece para ajudá-lo a continuar com êxito esse trabalho.

Lembre-se sempre de que escrever propostas não significa criar um formato maravilhoso que você considere ideal. O foco não está no que você considera uma ótima proposta, mas no que o cliente pensará ser a resposta perfeita à sua solicitação. Às vezes, isso significa sair da sua zona de conforto e se colocar no lugar do cliente por tempo suficiente para ver o processo do ponto de vista deles. Embora isso possa ser um desafio, ganhar o negócio faz valer a pena o esforço.