Hvad er de bedste metoder til skrivning af forslag?
Forslag er et almindeligt værktøj i forretningsverdenen. Ofte brugt som et middel til at byde på en kontrakt eller skabe et langsigtet forhold til en ny kunde, har processen med at skrive forslag været genstand for en utallig række bøger og manualer, der adresserer salgsprocessen. Heldigvis er det muligt at deltage i forslag til skrivning med succes ved at overholde et par enkle retningslinjer.
Når du skriver forslag af enhver art, skal du altid undersøge baggrunden for den potentielle klient. Find ud af, hvor længe de har været i forretning, hvor mange lokationer de opererer, deres gennemsnitlige årlige indtægt og måske endda hvilken type velgørenhedsorganisation virksomheden har tendens til at støtte, enten som en enhed eller gennem deres ledere. At basere sig på klientens generelle kultur gør det meget lettere at skræddersy din tekst, så den resonerer med virksomheden og øger dine chancer for at blive valgt som den valgte leverandør.
Brug altid al den information, der indsamles direkte fra den potentielle klient, når du skriver forslag. Ofte vil virksomheder, der aktivt leder efter en leverandør, udstede det, der kaldes en anmodning om forslag eller RFP. RFP er et uvurderligt dokument for enhver leverandør, der ønsker at etablere et samarbejde med det udstedende selskab, idet det ofte indeholder vigtige oplysninger om format, arrangement af information og endda den type information, der skal inkluderes i kroppen forslaget.
Det er vigtigt at bemærke, at det faktiske format af RFP vil variere fra en situation til en anden. Nogle af anmodningerne om forslag er korte og giver respondenterne meget spillerum med hensyn til organisering og indhold. Det er dog mere almindeligt, at en RFP leverer specifikke instruktioner, der skal følges til brevet, for at forslaget kan overvejes alvorligt. Ofte vil RFP specificere forslagets format og kan gå så langt som at give en forslagskabelon, der skal bruges.
Når man skriver forslag som svar på en omfattende RFP, skal man være meget omhyggelig med at svare kort på alle spørgsmål, der er indeholdt i dette dokument. Selv hvis der ikke er en skabelon inkluderet, er det en god ide at bruge RFP selv som en slags skabelon og bruge spørgsmålene som overskrifter for hvert afsnit i det færdige forslag. Dette vil gøre det meget lettere for udstederen af RFP at hurtigt finde hver af svarene, da de præsenteres i den samme generelle rækkefølge som anmodningerne i originaldokumentet.
Der er situationer, hvor RFP er et ekstremt uformelt dokument, f.eks. En anmodning på én side, der kun indeholder en liste over spørgsmål og instruktioner til fremsendelse af forslaget. Det er her, at bruge den forskning, du gjorde tidligt i processen, vil gøre en verden af forskel for det endelige forslag. Uden nogen specifikke retningslinjer i hånden, vil du kigge efter eksempler på forslag, som du mener passer godt sammen med kundens virksomhedskultur, og udarbejd disse idéer, så de følger, hvad der kun gives lidt vejledning i den uformelle RFP. Sørg for, at selvom spørgsmålene er generelle og noget vage, finder du måder at give svar, der binder direkte sammen med klientens arbejde, og hvad din virksomhed tilbyder for at hjælpe dem med at udføre det arbejde.
Husk altid, at skrivning af forslag ikke handler om at skabe et vidunderligt format, som du synes er ideelt. Fokus er ikke på, hvad du betragter som et godt forslag, men hvad klienten synes er det perfekte svar på deres anmodning. Det betyder undertiden at gå uden for din komfortzone og sætte dig selv i klientens sko længe nok til at se processen fra deres synspunkt. Selvom dette kan være en udfordring, gør det at tjene til forretningen det værd at gøre det.