¿Cuáles son los mejores consejos para la documentación del proceso comercial?
La documentación del proceso comercial es el proceso de crear un registro escrito de los pasos asociados con un proceso o procedimiento comercial específico. Dicha documentación ayuda a estandarizar los procedimientos y establecer las mejores prácticas. Los consejos para crear documentos de proceso claros y efectivos incluyen el uso de un lenguaje fácilmente comprensible, hacer que varias partes revisen la documentación y escriban documentos detallados y hojas de trucos simplificadas.
Muchas empresas crean documentación de procesos comerciales para fines de capacitación. Esto significa que muchas personas que pueden tener niveles de comprensión muy diferentes pueden leer los documentos. Para garantizar la máxima efectividad, los documentos del proceso deben ser fácilmente comprensibles por cualquier persona que pueda usarlos.
Los expertos a menudo recomiendan escribir dichos documentos utilizando un lenguaje equivalente a un nivel de lectura de noveno grado. Los escritores también deben evitar el uso de la jerga técnica o de la industria. Cuando se deben utilizar acrónimos o términos de la industria, se ven,D primero estar claramente definido. También es aconsejable incluir una lista de definiciones al crear documentación del proceso comercial.
Si bien la documentación del proceso comercial a menudo se completa con un individuo experto en el desarrollo de dichos documentos, es importante que otros revisen los documentos antes de que se pongan en uso común. Si la persona que escribe la documentación no es un experto en el proceso que se documenta, dicho experto debe realizar una revisión para garantizar que el contenido sea técnicamente correcto. Los documentos también deben ser revisados por al menos un individuo que no esté completamente familiarizado con el proceso para que se puedan identificar cualquier instrucción no clara o pasos faltantes.
Los documentos detallados son una parte esencial de la documentación del proceso comercial. Los documentos explican todos los pasos involucrados en un proceso y también pueden proporcionar información adicional, como requisitos del programa de softwareEMENTOS, restricciones legales e información de contacto para varios pasos. Si bien los documentos son críticos para una explicación completa del proceso, pueden ser demasiado largos o voluminosos para ser utilizables a diario.
Una solución a este problema es crear una hoja de trucos que aborde solo los pasos más críticos y sirva como un recordatorio una vez que se ha leído toda la documentación del proceso. Estas hojas de trucos deberían proporcionar una manera fácil de encontrar información básica en cada paso. Puede ser aconsejable proporcionar el número de página o capítulo donde la información se puede encontrar en la documentación completa para que el lector tenga una referencia si necesita detalles adicionales. Dichas hojas a menudo se presentan como diagramas de flujo o contornos.