Quais são as melhores dicas para documentação de processos de negócios?
Documentação do processo de negócios é o processo de criação de um registro escrito das etapas associadas a um processo ou procedimento de negócios específico. Essa documentação ajuda a padronizar procedimentos e estabelecer boas práticas. As dicas para criar documentos de processo claros e eficazes incluem o uso de linguagem facilmente compreensível, tendo várias partes revisando a documentação e escrevendo documentos detalhados e folhas de dicas simplificadas.
Muitas empresas criam documentação de processos de negócios para fins de treinamento. Isso significa que muitas pessoas que podem ter níveis de compreensão muito diferentes provavelmente lerão os documentos. Para garantir a máxima eficácia, os documentos do processo devem ser facilmente compreendidos por qualquer pessoa que possa usá-los.
Os especialistas geralmente recomendam escrever esses documentos usando um idioma equivalente ao nível de leitura da nona série. Os escritores também devem evitar o uso de jargões técnicos ou da indústria. Quando acrônimos ou termos do setor devem ser usados, eles devem primeiro ser claramente definidos. Também é aconselhável incluir uma lista de definições ao criar a documentação do processo de negócios.
Embora a documentação do processo de negócios seja frequentemente preenchida por um indivíduo com experiência no desenvolvimento de tais documentos, é importante que outras pessoas as revisem antes de serem usadas em comum. Se a pessoa que escreve a documentação não for especialista no processo que está sendo documentado, esse especialista deverá realizar uma revisão para garantir que o conteúdo esteja tecnicamente correto. Os documentos também devem ser revisados por pelo menos um indivíduo que não esteja familiarizado com o processo, para que quaisquer instruções não claras ou etapas ausentes possam ser identificadas.
Documentos detalhados são uma parte essencial da documentação do processo de negócios. Os documentos explicam todas as etapas envolvidas em um processo e também podem fornecer informações adicionais, como requisitos de programas de software, restrições legais e informações de contato para várias etapas. Embora os documentos sejam críticos para uma explicação completa do processo, eles podem ser muito longos ou volumosos para serem utilizados diariamente.
Uma solução para esse problema é criar uma folha de dicas que aborda apenas as etapas mais críticas e serve como lembrete depois que toda a documentação do processo for lida. Essas folhas de dicas devem fornecer uma maneira fácil de encontrar informações básicas sobre cada etapa. Pode ser aconselhável fornecer a página ou o número do capítulo em que as informações podem ser encontradas na documentação completa, para que o leitor tenha uma referência se precisar de detalhes adicionais. Tais folhas são frequentemente apresentadas como fluxogramas ou contornos.