Quais são as melhores dicas para a documentação do processo de negócios?
A documentação do processo de negócios é o processo de criação de um registro por escrito das etapas associadas a um processo ou procedimento de negócios específico. Essa documentação ajuda a padronizar procedimentos e estabelecer as melhores práticas. As dicas para criar documentos de processo claros e eficazes incluem o uso de linguagem facilmente compreensível, com várias partes revisando a documentação e a redação de documentos detalhados e folhas de trapaça simplificadas.
Muitas empresas criam documentação de processos de negócios para fins de treinamento. Isso significa que muitos indivíduos que podem ter níveis de compreensão muito diferentes provavelmente leem os documentos. Para garantir a máxima eficácia, os documentos do processo devem ser facilmente compreensíveis por qualquer pessoa que seja provável que os use.
Os especialistas geralmente recomendam escrever esses documentos usando o idioma equivalente a um nível de leitura da nona série. Os escritores também devem evitar o uso de jargões técnicos ou do setor. Quando acrônimos ou termos do setor devem ser usados, eles ShoulD primeiro será claramente definido. Também é aconselhável incluir uma lista de definições ao criar documentação do processo de negócios.
Embora a documentação do processo de negócios seja frequentemente concluída por um indivíduo qualificado no desenvolvimento de tais documentos, é importante que outras pessoas revisem os documentos antes de serem usados em comum. Se a pessoa que escreve a documentação não for um especialista no processo que está sendo documentado, esse especialista deve executar uma revisão para garantir que o conteúdo esteja tecnicamente correto. Os documentos também devem ser revisados por pelo menos um indivíduo que não esteja completamente familiarizado com o processo, para que quaisquer instruções pouco claras ou etapas ausentes possam ser identificadas.
Documentos detalhados são uma parte essencial da documentação do processo de negócios. Os documentos explicam todas as etapas envolvidas em um processo e também podem fornecer informações adicionais, como o programa de software requerREMENTOS, RESTRIÇÕES LEGAS E INFORMAÇÕES DE CONTATO PARA VÁRIAS PASSAS. Embora os documentos sejam críticos para uma explicação completa do processo, eles podem ser muito longos ou volumosos para serem utilizáveis diariamente.
Uma solução para esse problema é criar uma folha de dicas que aborda apenas as etapas mais críticas e serve como um lembrete depois que toda a documentação do processo for lida. Essas folhas de truques devem fornecer uma maneira fácil de encontrar informações básicas em cada etapa. Pode ser aconselhável fornecer a página ou o número do capítulo, onde as informações podem ser encontradas na documentação completa, para que o leitor tenha uma referência se precisar de detalhes adicionais. Tais folhas são frequentemente apresentadas como fluxogramas ou contornos.