Hva er de beste tipsene for forretningsprosessdokumentasjon?
Dokumentasjon om forretningsprosesser er prosessen med å lage en skriftlig oversikt over trinnene knyttet til en bestemt forretningsprosess eller prosedyre. Slik dokumentasjon er med på å standardisere prosedyrer og etablere beste praksis. Tips for å lage tydelige, effektive prosessdokumenter inkluderer bruk av lett forståelig språk, hvor flere parter gjennomgår dokumentasjonen og skriver både detaljerte dokumenter og forenklet jukseark.
Mange selskaper lager dokumentasjonsprosesser for opplæringsformål. Dette betyr at mange individer som kan ha veldig forskjellige forståelsesnivåer, sannsynligvis vil lese dokumentene. For å sikre maksimal effektivitet, bør prosessdokumentene være lett forståelige av alle som sannsynligvis vil bruke dem.
Eksperter anbefaler ofte å skrive slike dokumenter ved å bruke språk som tilsvarer et lesegrad på niende klasse. Forfattere bør også unngå å bruke teknisk jargon. Når akronymer eller bransjebetingelser må brukes, skal de først defineres tydelig. Det er også lurt å ta med en liste over definisjoner når du oppretter dokumentasjon på forretningsprosesser.
Mens forretningsprosessdokumentasjon ofte blir fullført av en person som er dyktig til å utvikle slike dokumenter, er det viktig å få andre til å gjennomgå dokumentene før de tas i bruk. Hvis personen som skriver dokumentasjonen ikke er en ekspert i prosessen som blir dokumentert, bør en slik ekspert utføre en anmeldelse for å sikre at innholdet er teknisk korrekt. Dokumentene bør også gjennomgås av minst en person som er helt ukjent med prosessen, slik at eventuelle uklare instruksjoner eller manglende trinn kan identifiseres.
Detaljerte dokumenter er en viktig del av forretningsprosessdokumentasjonen. Dokumentene forklarer alle trinn som er involvert i en prosess, og kan også gi tilleggsinformasjon, for eksempel krav til programvare, juridiske begrensninger og kontaktinformasjon for forskjellige trinn. Mens dokumentene er avgjørende for en fullstendig forklaring av prosessen, kan de være for lange eller klumpete til å kunne brukes på daglig basis.
En løsning på dette problemet er å lage et jukseark som kun adresserer de mest kritiske trinnene og fungerer som en påminnelse når hele prosessdokumentasjonen er lest. Disse juksearkene skal gi en enkel måte å finne grunnleggende informasjon om hvert trinn. Det kan være lurt å oppgi siden eller kapittelnummeret der informasjonen kan bli funnet i den fullstendige dokumentasjonen slik at leseren har en referanse hvis han trenger ytterligere detaljer. Slike ark presenteres ofte som flytskjema eller omriss.