Wat zijn de beste tips voor bedrijfsprocesdocumentatie?

Bedrijfsprocesdocumentatie is het proces van het creëren van een schriftelijke registratie van de stappen die zijn gekoppeld aan een specifiek bedrijfsproces of procedure. Dergelijke documentatie helpt bij het standaardiseren van procedures en het opstellen van best practices. Tips voor het maken van duidelijke, effectieve procesdocumenten omvatten het gebruik van gemakkelijk te begrijpen taal, het door meerdere partijen laten nakijken van de documentatie en het schrijven van zowel gedetailleerde documenten als vereenvoudigde spiekbriefjes.

Veel bedrijven maken bedrijfsprocesdocumentatie voor trainingsdoeleinden. Dit betekent dat veel personen met zeer verschillende bevattingsniveaus de documenten waarschijnlijk zullen lezen. Om maximale effectiviteit te garanderen, moeten de procesdocumenten gemakkelijk te begrijpen zijn voor iedereen die ze waarschijnlijk zal gebruiken.

Experts raden vaak aan dergelijke documenten te schrijven met een taal die overeenkomt met een leesniveau van het negende leerjaar. Schrijvers moeten ook vermijden technisch of industrieel jargon te gebruiken. Wanneer acroniemen of industriële termen moeten worden gebruikt, moeten deze eerst duidelijk worden gedefinieerd. Het is ook verstandig om een ​​lijst met definities op te nemen bij het maken van bedrijfsprocesdocumentatie.

Hoewel bedrijfsprocesdocumentatie vaak wordt ingevuld door een persoon die bekwaam is in het ontwikkelen van dergelijke documenten, is het belangrijk dat anderen de documenten doornemen voordat ze algemeen worden gebruikt. Als de persoon die de documentatie schrijft geen expert is in het proces dat wordt gedocumenteerd, moet een dergelijke expert een beoordeling uitvoeren om ervoor te zorgen dat de inhoud technisch correct is. De documenten moeten ook worden beoordeeld door ten minste één persoon die volledig onbekend is met het proces, zodat onduidelijke instructies of ontbrekende stappen kunnen worden geïdentificeerd.

Gedetailleerde documenten zijn een essentieel onderdeel van bedrijfsprocesdocumentatie. De documenten leggen alle stappen uit die betrokken zijn bij een proces en kunnen ook aanvullende informatie bevatten, zoals softwareprogramma-eisen, wettelijke beperkingen en contactinformatie voor verschillende stappen. Hoewel de documenten cruciaal zijn voor een volledige uitleg van het proces, kunnen ze te lang of omvangrijk zijn om dagelijks te kunnen worden gebruikt.

Een oplossing voor dit probleem is om een ​​spiekbriefje te maken dat alleen de meest kritieke stappen aanpakt en als herinnering dient nadat de volledige procesdocumentatie is gelezen. Deze cheatsheets zouden een eenvoudige manier moeten zijn om basisinformatie over elke stap te vinden. Het kan verstandig zijn om de pagina of het hoofdstuknummer op te geven waar de informatie te vinden is in de volledige documentatie, zodat de lezer een referentie heeft als hij extra informatie nodig heeft. Dergelijke bladen worden vaak gepresenteerd als stroomdiagrammen of overzichten.