Vad är de bästa tipsna för dokumentation av affärsprocesser?

Dokumentation om affärsprocesser är processen för att skapa en skriftlig redovisning av stegen i samband med en specifik affärsprocess eller procedur. Sådan dokumentation hjälper till att standardisera förfaranden och etablera bästa praxis. Tips för att skapa tydliga, effektiva processdokument inkluderar användning av lättförståeligt språk, genom att flera parter granskar dokumentationen och skriver både detaljerade dokument och förenklade fuskark.

Många företag skapar dokumentation för affärsprocesser för utbildningsändamål. Detta betyder att många individer som kan ha mycket olika förståelsesnivåer troligtvis läser dokumenten. För att säkerställa maximal effektivitet bör processdokumenten vara lättförståeliga av alla som kan använda dem.

Experter rekommenderar ofta att skriva sådana dokument med språk som motsvarar en läsningsnivå på nionde klass. Författare bör också undvika att använda teknisk jargong. När akronymer eller branschtermer måste användas bör de först definieras tydligt. Det är också klokt att inkludera en lista med definitioner när du skapar dokumentation för affärsprocesser.

Medan affärsprocessdokumentation ofta slutförs av en person som är kompetent att utveckla sådana dokument, är det viktigt att andra granskar dokumenten innan de används i gemensamt bruk. Om den som skriver dokumentationen inte är en expert vid processen som ska dokumenteras, bör en sådan expert göra en granskning för att säkerställa att innehållet är tekniskt korrekt. Dokumenten bör också granskas av minst en person som är helt okänd med processen så att oklara instruktioner eller saknade steg kan identifieras.

Detaljerade dokument är en väsentlig del av dokumentationen om affärsprocesser. Dokumenten förklarar alla steg som är involverade i en process och kan också ge ytterligare information, såsom programkrav, lagliga begränsningar och kontaktinformation för olika steg. Även om dokumenten är avgörande för en fullständig förklaring av processen, kan de vara för långa eller skrymmande för att kunna användas dagligen.

En lösning på detta problem är att skapa ett fuskark som endast tar upp de mest kritiska stegen och fungerar som en påminnelse när hela processdokumentationen har lästs. Dessa fuskark bör ge ett enkelt sätt att hitta grundläggande information om varje steg. Det kan vara klokt att ange sidan eller kapitelnumret där informationen finns i den fullständiga dokumentationen så att läsaren har en referens om han behöver ytterligare information. Sådana ark presenteras ofta som flödesscheman eller konturer.