Vad är policyer och förfaranden?

Politik och rutiner är strukturella verktyg som avgör hur ett företag arbetar och hur det når sina mål. Policies fungerar som riktlinjer genom att bestämma vad ett företag kommer och inte kommer att göra. Förfaranden är de metoder som används för att utföra de handlingar som ett företag åtar sig och använder för att förhindra brott mot reglerna det har fastställt. Dessa verktyg är i allmänhet tillgångar för ett företag, men de kan tjäna som nackdelar i vissa situationer när omedelbar flexibilitet behövs.

För att förenkla frågor kan politik betraktas som ett företags gränser. Policies ger företagen ett sätt att bekräfta sin identitet och ge innehåll till sina mål. Individer kan använda dessa riktlinjer för att utveckla realistiska förväntningar på en organisation.

Förfaranden kan betraktas som de fordon som brukade förbli inom gränserna. Dessa verktyg används för att kräva och diktera åtgärder och beslut. Organisationer har vanligtvis policyer och rutiner för alla aspekter av deras angelägenheter. Detta kan inkludera anställning, kundrelationer och bokföring. Tillsammans gynnar policyer och rutiner företagen eftersom de ger ett medel för enhetlighet.

Utan dessa verktyg skulle det vara svårt, om inte omöjligt, att se till att alla i en stor organisation hanterade samma situationer på samma sätt. Denna brist på säkerhet kan leda till att ett företag möter ett brett spektrum av problem, inklusive juridiska problem, brist på kundförtroende och misslyckande. Även om strukturen som tillhandahålls av dessa verktyg generellt sett är fördelaktig, finns det tillfällen då policyer och förfaranden kan ha negativa effekter.

Eftersom dessa verktyg är avsedda att ge struktur eliminerar de ofta flexibilitet. Ibland kan speciella situationer uppstå som bäst hanteras i strid med normal praxis. Det kan hända att det inte finns tillräckligt med tid att gå igenom den adekvata processen för att få nödvändigt tillstånd att avvika från en policy eller förfarande som hindrar en optimal hantering av en situation. För att följa efterlevnaden kan dessa problem hanteras dåligt som ett resultat.

Ett företags policyer och rutiner publiceras ofta. Dessa kan alla vara belägna i ett enda dokument, eller de kan delas in i olika dokument som används av de individer som de hänför sig till. Till exempel kan de policyer och förfaranden som avser arbetstagare finnas i en anställds handbok, medan redovisningsprinciper kan listas i en investerares relationsmanual. I vilket fall som helst tenderar denna information att vara allmänt tillgänglig för personal och allmänheten.

Även om policyer och förfaranden väljs av varje företag och det kanske inte är lagar i sig, kan de ha juridiska konsekvenser. Om ett företag bryter mot villkoren som det har beskrivit för att vägleda sina handlingar kan det väckas talan om kontraktsbrott. Detta kan inträffa även om den part som väcker talan inte har någon anknytning till företaget. Till exempel kan en sökande kunna stämma ett företag för att ha brutit mot anställningspolicyn.