Wat zijn beleid en procedures?

Beleid en procedures zijn structurele hulpmiddelen die bepalen hoe een bedrijf werkt en hoe het zijn doelen bereikt. Beleid fungeert als richtlijnen door te bepalen wat een bedrijf wel en niet zal doen. Procedures zijn de methoden die worden gebruikt om de daden te verrichten die een bedrijf verplicht en gebruikt om schendingen van de regels die het heeft vastgesteld te voorkomen. Deze tools zijn over het algemeen activa voor een bedrijf, maar ze kunnen in sommige situaties als nadelen fungeren wanneer onmiddellijke flexibiliteit nodig is.

Om zaken te vereenvoudigen, kan beleid worden gezien als de grenzen van een bedrijf. Beleid biedt bedrijven een middel om hun identiteit te bevestigen en hun doelstellingen inhoud te geven. Individuen kunnen deze richtlijnen gebruiken om realistische verwachtingen van een organisatie te ontwikkelen.

Procedures kunnen worden gezien als voertuigen die vroeger binnen de grenzen bleven. Deze tools worden gebruikt om acties en beslissingen te vereisen en te dicteren. Organisaties hebben over het algemeen beleid en procedures met betrekking tot alle aspecten van hun zaken. Dit kan inhuren, klantenrelaties en boekhouding omvatten. Samen komen beleid en procedures ten goede aan bedrijven omdat ze een middel voor uniformiteit bieden.

Zonder deze tools zou het moeilijk, zo niet onmogelijk zijn om ervoor te zorgen dat iedereen in een grote organisatie dezelfde situaties op dezelfde manier aanpakt. Dit gebrek aan zekerheid kan ertoe leiden dat een bedrijf geconfronteerd wordt met een breed scala aan problemen, waaronder juridische kwesties, gebrek aan klantvertrouwen en falen. Hoewel de structuur van deze tools over het algemeen gunstig is, zijn er gevallen waarin beleid en procedures negatieve effecten kunnen hebben.

Omdat deze tools bedoeld zijn om structuur te bieden, elimineren ze vaak flexibiliteit. Soms kunnen zich speciale situaties voordoen die het beste kunnen worden behandeld in tegenstelling tot de normale praktijk. Er is misschien niet genoeg tijd om het juiste proces te doorlopen om de benodigde toestemming te krijgen om af te wijken van een beleid of procedure die een optimale afhandeling van een situatie belemmert. Omwille van de naleving kunnen deze problemen daardoor slecht worden aangepakt.

Het beleid en de procedures van een bedrijf worden vaak gepubliceerd. Deze kunnen zich allemaal in een enkel document bevinden, of ze kunnen worden verdeeld in verschillende documenten die worden gebruikt door de personen op wie ze betrekking hebben. Het beleid en de procedures die betrekking hebben op werknemers, kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in een werknemershandboek, terwijl boekhoudmethoden mogelijk worden vermeld in een handleiding voor beleggersrelaties. In ieder geval is deze informatie doorgaans algemeen beschikbaar voor personeelsleden en het publiek.

Hoewel het beleid en de procedures door elk bedrijf worden gekozen en dat dit mogelijk niet per se wetten zijn, kunnen ze juridische implicaties hebben. Als een bedrijf de voorwaarden schendt die het heeft uiteengezet als leidraad voor zijn acties, kan het worden aangeklaagd wegens contractbreuk. Dit kan zelfs gebeuren als de partij die de rechtszaak aanspant geen geschiedenis van banden met het bedrijf heeft. Een aanvrager kan bijvoorbeeld een bedrijf aanklagen wegens schending van zijn aannamebeleid.