Jakie są zasady i procedury?
Zasady i procedury są narzędziami strukturalnymi, które określają sposób działania firmy i jej osiągnięcia. Zasady działają jako wytyczne, określając, co firma zrobi, a czego nie zrobi. Procedury są metodami stosowanymi do realizacji czynów, do których firma się zobowiązuje i których używa, aby zapobiec naruszeniu ustanowionych przez nią reguł. Narzędzia te są generalnie atutem dla firmy, ale mogą służyć jako wady w niektórych sytuacjach, gdy potrzebna jest natychmiastowa elastyczność.
Aby uprościć sprawy, zasady można traktować jako granice firmy. Polityka zapewnia firmom środki do potwierdzenia ich tożsamości i nadania treści swoim celom. Osoby mogą korzystać z tych wytycznych, aby opracować realistyczne oczekiwania organizacji.
Procedury można uznać za pojazdy, które pozostawały w granicach. Narzędzia te służą do wymagania i dyktowania działań i decyzji. Organizacje mają ogólnie zasady i procedury dotyczące wszystkich aspektów ich spraw. Może to obejmować zatrudnianie, relacje z klientami i księgowość. Razem zasady i procedury przynoszą korzyści firmom, ponieważ zapewniają środki na zapewnienie jednolitości.
Bez tych narzędzi byłoby trudno, jeśli nie niemożliwe, zapewnić, że wszyscy w dużej organizacji poradzą sobie z tymi samymi sytuacjami w ten sam sposób. Ten brak pewności może spowodować, że firma napotka szereg problemów, w tym kwestie prawne, brak zaufania klientów i niepowodzenia. Chociaż struktura zapewniana przez te narzędzia jest ogólnie korzystna, zdarzają się przypadki, w których zasady i procedury mogą mieć negatywne skutki.
Ponieważ narzędzia te mają zapewniać strukturę, często eliminują elastyczność. Czasami mogą pojawić się specjalne sytuacje, które najlepiej traktować niezgodnie z normalną praktyką. Może nie być wystarczającej ilości czasu, aby przejść przez odpowiedni proces, aby uzyskać wymagane pozwolenie na odstąpienie od polityki lub procedury, które utrudniają optymalne zarządzanie sytuacją. Ze względu na zgodność z tymi problemami mogą być źle traktowane.
Zasady i procedury firmy są często publikowane. Wszystkie mogą znajdować się w jednym dokumencie lub mogą być podzielone na różne dokumenty, z których korzystają osoby, których dotyczą. Na przykład te zasady i procedury dotyczące pracowników mogą znajdować się w podręczniku pracownika, podczas gdy praktyki rachunkowe mogą być wymienione w podręczniku relacji inwestorskich. W każdym razie informacje te są powszechnie dostępne dla pracowników i społeczeństwa.
Mimo że zasady i procedury są wybierane przez każdą firmę i mogą nie być prawami per se, mogą mieć konsekwencje prawne. Jeśli firma naruszy warunki, które nakreśliła jako wytyczne dla swoich działań, może zostać pozwana za naruszenie umowy. Może się to zdarzyć, nawet jeśli strona wnosząca pozew nie ma historii powiązań z firmą. Na przykład wnioskodawca może być w stanie pozwać firmę za naruszenie jej polityki zatrudnienia.