Quali sono le politiche e le procedure?
Politiche e procedure sono strumenti strutturali che determinano come opera un'azienda e come raggiunge i suoi obiettivi. Le politiche fungono da linee guida determinando ciò che un'azienda farà e non farà. Le procedure sono i metodi utilizzati per compiere gli atti a cui una società si impegna e utilizza per prevenire violazioni delle regole che ha stabilito. Questi strumenti sono generalmente risorse per un'azienda, ma possono servire da svantaggi in alcune situazioni quando è necessaria una flessibilità immediata.
Per semplificare le questioni, le politiche possono essere pensate come confini di un'azienda. Le politiche forniscono alle aziende un mezzo per confermare le loro identità e per dare sostanza ai loro obiettivi. Gli individui possono utilizzare queste linee guida per sviluppare aspettative realistiche di un'organizzazione.
Le procedure possono essere pensate come i veicoli per rimanere entro i confini. Questi strumenti vengono utilizzati per richiedere e dettare azioni e decisioni. Le organizzazioni hanno generalmente politiche e procedure riguardanti tutti gli aspetti della loro relazioneS. Ciò può includere l'assunzione, le relazioni con i clienti e la contabilità. Insieme, politiche e procedure a beneficio delle aziende perché forniscono un mezzo per l'uniformità.
Senza questi strumenti, sarebbe difficile, se non impossibile, garantire che tutti in una grande organizzazione gestissero le stesse situazioni allo stesso modo. Questa mancanza di garanzia potrebbe indurre un'azienda ad affrontare una vasta gamma di problemi, tra cui questioni legali, mancanza di fiducia dei clienti e fallimento. Sebbene la struttura fornita da questi strumenti sia generalmente vantaggiosa, ci sono casi in cui le politiche e le procedure possono avere effetti negativi.
Poiché questi strumenti hanno lo scopo di fornire struttura, spesso eliminano la flessibilità. A volte possono sorgere situazioni speciali che sono meglio gestite contrariamente alla pratica normale. Potrebbe non esserci tempo sufficiente per passare attraverso il processo adeguato per ottenere l'autorizzazione necessaria per deviare da aPolitica o procedura che sta ostacolando la gestione ottimale di una situazione. Per motivi di conformità, questi problemi potrebbero essere scarsamente gestiti di conseguenza.
Le politiche e le procedure di un'azienda sono spesso pubblicate. Tutti possono essere posizionati all'interno di un singolo documento, oppure possono essere divisi in vari documenti che vengono utilizzati dalle persone a cui appartengono. Ad esempio, tali politiche e procedure che riguardano i lavoratori possono essere situate in un manuale dei dipendenti, mentre le pratiche contabili possono essere elencate nel manuale delle relazioni di un investitore. In ogni caso, queste informazioni tendono ad essere ampiamente disponibili per i membri del personale e il pubblico.
Sebbene le politiche e le procedure siano scelte da ciascuna società e potrebbero non essere leggi di per sé, potrebbero avere implicazioni legali. Se una società viola i termini che ha delineato per guidare le sue azioni, può essere citata in giudizio per violazione del contratto. Ciò può verificarsi anche se la parte che porta la causa non ha una storia di affiliazione con l'azienda. PerEsempio, un richiedente può essere in grado di citare in giudizio una società per aver violato la sua politica di assunzione.