¿Qué son las políticas y procedimientos?
Las políticas y los procedimientos son herramientas estructurales que determinan cómo opera una empresa y cómo logra sus objetivos. Las políticas actúan como pautas al determinar lo que una empresa hará y no hará. Los procedimientos son los métodos utilizados para llevar a cabo los actos que una empresa se compromete y utiliza para evitar violaciones de las reglas que ha establecido. Estas herramientas son generalmente activos para una empresa, pero pueden servir como inconvenientes en algunas situaciones cuando se necesita flexibilidad inmediata.
Para simplificar las cosas, las políticas pueden considerarse como los límites de una empresa. Las políticas proporcionan a las empresas un medio para confirmar sus identidades y dar sustancia a sus objetivos. Las personas pueden usar estas pautas para desarrollar expectativas realistas de una organización.
Los procedimientos pueden considerarse como los vehículos que solían permanecer dentro de los límites. Estas herramientas se utilizan para exigir y dictar acciones y decisiones. Las organizaciones generalmente tienen políticas y procedimientos con respecto a todos los aspectos de sus asuntos. Esto puede incluir contratación, relaciones con los clientes y contabilidad. En conjunto, las políticas y los procedimientos benefician a las empresas porque proporcionan un medio para la uniformidad.
Sin estas herramientas, sería difícil, si no imposible, asegurar que todos en una gran organización manejen las mismas situaciones de la misma manera. Esta falta de seguridad podría hacer que una empresa enfrente una amplia gama de problemas, incluidos problemas legales, falta de confianza del cliente y fallas. Aunque la estructura proporcionada por estas herramientas es generalmente beneficiosa, hay casos en que las políticas y los procedimientos pueden tener efectos negativos.
Como estas herramientas están destinadas a proporcionar estructura, a menudo eliminan la flexibilidad. A veces pueden surgir situaciones especiales que se manejan mejor en contra de la práctica normal. Es posible que no haya tiempo suficiente para pasar por el proceso adecuado para obtener el permiso necesario para desviarse de una política o procedimiento que está obstaculizando el manejo óptimo de una situación. En aras del cumplimiento, estos problemas pueden ser mal manejados como resultado.
Las políticas y procedimientos de una empresa a menudo se publican. Todos estos pueden ubicarse dentro de un solo documento, o pueden dividirse en varios documentos que son utilizados por las personas a las que pertenecen. Por ejemplo, esas políticas y procedimientos que pertenecen a los trabajadores pueden ubicarse en un manual del empleado, mientras que las prácticas contables pueden enumerarse en el manual de relaciones con el inversionista. En cualquier caso, esta información tiende a estar ampliamente disponible para los miembros del personal y el público.
Aunque las políticas y los procedimientos son elegidos por cada compañía y pueden no ser leyes per se, pueden tener implicaciones legales. Si una compañía viola los términos que ha esbozado para guiar sus acciones, puede ser demandada por incumplimiento de contrato. Esto puede ocurrir incluso si la parte que presenta la demanda no tiene antecedentes de afiliación con la empresa. Por ejemplo, un solicitante puede demandar a una empresa por violar su política de contratación.