Que sont les politiques et procédures?

Les politiques et procédures sont des outils structurels qui déterminent le fonctionnement d’une entreprise et la manière dont elle réalise ses objectifs. Les politiques agissent comme des lignes directrices en déterminant ce qu'une entreprise fera et ne fera pas. Les procédures sont les méthodes utilisées pour accomplir les actes qu'une entreprise s’engage et utilise pour prévenir les violations des règles qu’elle a définies. Ces outils sont généralement des atouts pour une entreprise, mais ils peuvent constituer un inconvénient dans certaines situations où une flexibilité immédiate est nécessaire.

Pour simplifier les choses, les politiques peuvent être considérées comme les limites d’une entreprise. Les politiques offrent aux entreprises un moyen de confirmer leur identité et de donner corps à leurs objectifs. Les individus peuvent utiliser ces directives pour développer des attentes réalistes vis-à-vis d'une organisation.

Les procédures peuvent être considérées comme les véhicules utilisés pour rester dans les limites. Ces outils sont utilisés pour exiger et dicter des actions et des décisions. Les organisations ont généralement des politiques et procédures concernant tous les aspects de leurs affaires. Cela peut inclure le recrutement, les relations avec la clientèle et la comptabilité. Ensemble, les politiques et procédures profitent aux entreprises car elles fournissent un moyen d’uniformité.

Sans ces outils, il serait difficile, voire impossible, de faire en sorte que tous les membres d'une grande organisation traitent les mêmes situations de la même manière. Ce manque d'assurance peut amener une entreprise à faire face à un large éventail de problèmes, notamment de problèmes juridiques, de manque de confiance de la clientèle et d'échec. Bien que la structure fournie par ces outils soit généralement bénéfique, il existe des cas où les stratégies et les procédures peuvent avoir des effets négatifs.

Comme ces outils sont censés fournir une structure, ils éliminent souvent la flexibilité. Parfois, il peut arriver que des situations spéciales soient mieux gérées contrairement aux pratiques habituelles. Il se peut que vous ne disposiez pas de suffisamment de temps pour suivre le processus adéquat afin d'obtenir l'autorisation nécessaire pour vous écarter d'une politique ou d'une procédure empêchant une gestion optimale de la situation. Pour des raisons de conformité, ces problèmes risquent d’être mal gérés.

Les politiques et procédures d'une entreprise sont souvent publiées. Ceux-ci peuvent tous être situés dans un même document, ou ils peuvent être divisés en divers documents utilisés par les individus auxquels ils se rapportent. Par exemple, les politiques et procédures relatives aux travailleurs peuvent figurer dans un manuel de l’employé, alors que les pratiques comptables peuvent figurer dans le manuel des relations avec les investisseurs. Dans tous les cas, ces informations ont tendance à être largement accessibles aux membres du personnel et au public.

Bien que les politiques et procédures soient choisies par chaque entreprise et qu’elles ne soient pas nécessairement des lois, elles peuvent avoir des implications juridiques. Si une entreprise enfreint les conditions énoncées pour guider ses actions, elle peut être poursuivie pour rupture de contrat. Cela peut se produire même si la partie qui engage la poursuite n'a aucun antécédent d'affiliation avec la société. Par exemple, un candidat peut être en mesure de poursuivre une entreprise pour violation de sa politique d'embauche.