ビジネスプロセスドキュメントのベストヒントは何ですか？

ビジネスプロセスドキュメントは、特定のビジネスプロセスまたは手順に関連付けられたステップの記録を作成するプロセスです。 このようなドキュメントは、手順を標準化し、ベストプラクティスを確立するのに役立ちます。 明確で効果的なプロセスドキュメントを作成するためのヒントには、わかりやすい言語の使用、複数の関係者によるドキュメントのレビュー、詳細なドキュメントと簡易チートシートの両方の作成が含まれます。

多くの企業は、トレーニング目的でビジネスプロセスドキュメントを作成します。 これは、理解レベルが非常に異なる多くの個人が文書を読む可能性が高いことを意味します。 最大限の効果を確保するために、プロセス文書は、それらを使用する可能性のある人がすぐに理解できるようにする必要があります。

多くの場合、専門家は、9年生の読解レベルに相当する言語を使用してこのようなドキュメントを作成することを推奨しています。 ライターは、技術用語や業界用語の使用も避けてください。 頭字語または業界用語を使用する必要がある場合は、最初に明確に定義する必要があります。 また、ビジネスプロセスドキュメントを作成するときに定義のリストを含めることも賢明です。

多くの場合、ビジネスプロセスのドキュメントはそのようなドキュメントの作成に熟練した個人によって完成されますが、ドキュメントを一般に使用する前に他の人にレビューしてもらうことが重要です。 文書を書く人が文書化されるプロセスの専門家ではない場合、そのような専門家は内容が技術的に正しいことを確認するためにレビューを実行する必要があります。 また、不明確な指示や欠落している手順を特定できるように、プロセスに完全に不慣れな少なくとも1人の個人がドキュメントをレビューする必要があります。

詳細なドキュメントは、ビジネスプロセスドキュメントの重要な部分です。 ドキュメントには、プロセスに関係するすべての手順が説明されており、ソフトウェアプログラムの要件、法的制限、さまざまな手順の連絡先などの追加情報も提供される場合があります。 ドキュメントはプロセスを完全に説明するために重要ですが、毎日使用するには長すぎたり大きすぎたりする場合があります。

この問題の解決策は、最も重要な手順のみに対処するチートシートを作成し、プロセスのドキュメント全体を読んだ後に通知として使用することです。 これらのチートシートは、各ステップの基本情報を簡単に見つける方法を提供する必要があります。 詳細が必要な場合に参照できるように、完全なドキュメントで情報が見つかるページまたは章番号を提供するのが賢明かもしれません。 このようなシートは、多くの場合、フローチャートまたはアウトラインとして表示されます。