ビジネスプロセスのドキュメントに最適なヒントは何ですか？

ビジネスプロセスのドキュメントは、特定のビジネスプロセスまたは手順に関連する手順の書面による記録を作成するプロセスです。このようなドキュメントは、手順を標準化し、ベストプラクティスを確立するのに役立ちます。明確で効果的なプロセスドキュメントを作成するためのヒントには、簡単に理解できる言語の使用、複数のパーティーにドキュメントをレビューし、詳細なドキュメントと簡素化されたチートシートの両方を作成することが含まれます。

多くの企業は、トレーニング目的でビジネスプロセスドキュメントを作成しています。これは、非常に異なる理解レベルを持っている可能性のある多くの個人がドキュメントを読む可能性が高いことを意味します。最大の効果を確保するために、プロセスドキュメントは、使用する可能性のある人が容易に理解できる必要があります。

専門家は、しばしば9年生の読書レベルに相当する言語を使用してそのようなドキュメントを書くことを推奨します。作家は、技術や業界の専門用語の使用も避けるべきです。頭字語または業界の用語を使用する必要がある場合、彼らはd最初に明確に定義されます。また、ビジネスプロセスのドキュメントを作成する際に定義のリストを含めることも賢明です。

ビジネスプロセスのドキュメントは、そのようなドキュメントの開発に熟練した個々のドキュメントによって完了することがよくありますが、他の人が一般的に使用される前にドキュメントをレビューさせることが重要です。ドキュメントを書く人が文書化されているプロセスの専門家ではない場合、そのような専門家は、コンテンツが技術的に正しいことを確認するためにレビューを実行する必要があります。また、ドキュメントは、プロセスに完全に不慣れな少なくとも1人の個人がレビューする必要があります。

詳細なドキュメントは、ビジネスプロセスのドキュメントの重要な部分です。ドキュメントは、プロセスに関連するすべての手順を説明し、ソフトウェアプログラムが必要なような追加情報も提供する場合がありますさまざまなステップのエメーション、法的制限、連絡先情報。ドキュメントはプロセスの完全な説明にとって重要ですが、日常的に使用するには長すぎるか、かさばることができます。

この問題の解決策は、最も重要な手順のみに対処し、プロセスドキュメント全体が読み取られたらリマインダーとして機能するチートシートを作成することです。これらのチートシートは、各ステップで基本情報を簡単に見つける簡単な方法を提供する必要があります。情報が完全なドキュメントにあるページまたは章番号を提供することが賢明かもしれません。そうすれば、読者は追加の詳細が必要な場合は参照を持っています。このようなシートは、フローチャートまたはアウトラインとしてしばしば提示されます。