Was sind die besten Tipps für Geschäftsprozessdokumentation?

Geschäftsprozessdokumentation ist der Prozess des Erstellens einer schriftlichen Aufzeichnung der Schritte, die mit einem bestimmten Geschäftsprozess oder -verfahren verbunden sind. Eine solche Dokumentation hilft, Verfahren zu standardisieren und Best Practices festzulegen. Zu den Tipps zum Erstellen klarer, effektiver Prozessdokumente gehört die Verwendung leicht verständlicher Sprache, die Überprüfung mehrerer Parteien und das Schreiben von detaillierten Dokumenten und vereinfachten Cheat -Blättern.

Viele Unternehmen erstellen Geschäftsprozessdokumentation für Schulungszwecke. Dies bedeutet, dass viele Personen, die möglicherweise sehr unterschiedliche Verständnisstufen haben, die Dokumente wahrscheinlich lesen. Um eine maximale Wirksamkeit zu gewährleisten, sollten die Prozessdokumente von jedem, der wahrscheinlich verwendet wird, leicht verständlich sein.

Experten empfehlen häufig, solche Dokumente unter Verwendung eines Sprachguts zu schreiben, das einer Leseebene der neunten Klasse entspricht. Autoren sollten auch vermeiden, technisch oder Branchenjargon zu verwenden. Wenn Akronyme oder Branchenbegriffe verwendet werden müssenD zuerst klar definiert werden. Es ist auch ratsam, eine Liste von Definitionen beim Erstellen von Geschäftsprozessdokumentationen aufzunehmen.

Während Geschäftsprozessdokumentation häufig von einer Person abgeschlossen wird, die sich bei der Entwicklung solcher Dokumente befindet, ist es wichtig, dass andere die Dokumente überprüfen, bevor sie gemeinsam genutzt werden. Wenn die Person, die die Dokumentation schreibt, kein Experte für den dokumentierten Prozess ist, sollte ein solcher Experte eine Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass der Inhalt technisch korrekt ist. Die Dokumente sollten auch von mindestens einer Person überprüft werden, die mit dem Prozess völlig nicht vertraut ist, damit unklare Anweisungen oder fehlende Schritte identifiziert werden können.

detaillierte Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsprozessdokumentation. Die Dokumente erläutern alle in einem Prozess beteiligten Schritte und können auch zusätzliche Informationen liefern, z. B. das SoftwareprogrammanforderungenElemente, rechtliche Beschränkungen und Kontaktinformationen für verschiedene Schritte. Während die Dokumente für eine vollständige Erklärung des Prozesses von entscheidender Bedeutung sind, sind sie möglicherweise zu lang oder sperrig, um täglich nutzbar zu sein.

Eine Lösung für dieses Problem besteht darin, ein Cheat -Blatt zu erstellen, das nur die kritischsten Schritte angeht und als Erinnerung dient, sobald die gesamte Prozessdokumentation gelesen wurde. Diese Cheat -Blätter sollten eine einfache Möglichkeit bieten, grundlegende Informationen zu jedem Schritt zu finden. Es kann ratsam sein, die Seite oder die Kapitelnummer anzugeben, in der die Informationen in der vollständigen Dokumentation gefunden werden können, damit der Leser eine Referenz hat, wenn er zusätzliche Details benötigt. Solche Blätter werden oft als Flussdiagramme oder Umrisse dargestellt.