Was sind die besten Tipps für die Geschäftsprozessdokumentation?

Unter Geschäftsprozessdokumentation versteht man das Erstellen eines schriftlichen Protokolls der Schritte, die mit einem bestimmten Geschäftsprozess oder einer bestimmten Prozedur verbunden sind. Diese Dokumentation hilft, Verfahren zu standardisieren und Best Practices festzulegen. Tipps zum Erstellen klarer, effektiver Prozessdokumente umfassen die Verwendung einer leicht verständlichen Sprache, das Überprüfen der Dokumentation durch mehrere Parteien und das Schreiben detaillierter Dokumente sowie vereinfachter Spickzettel.

Viele Unternehmen erstellen Geschäftsprozessdokumentationen zu Schulungszwecken. Dies bedeutet, dass viele Personen mit möglicherweise sehr unterschiedlichem Verständnis wahrscheinlich die Dokumente lesen. Um eine maximale Effektivität zu gewährleisten, sollten die Prozessdokumente für jeden, der sie verwenden möchte, leicht verständlich sein.

Experten empfehlen häufig, solche Dokumente in einer Sprache zu verfassen, die der neunten Lesestufe entspricht. Autoren sollten auch vermeiden, Fach- oder Fachjargon zu verwenden. Wenn Akronyme oder Branchenbegriffe verwendet werden müssen, sollten sie zunächst klar definiert werden. Es ist auch ratsam, beim Erstellen der Geschäftsprozessdokumentation eine Liste mit Definitionen beizufügen.

Während die Geschäftsprozessdokumentation häufig von einer Person ausgeführt wird, die mit der Entwicklung solcher Dokumente vertraut ist, ist es wichtig, dass andere Personen die Dokumente überprüfen, bevor sie gemeinsam verwendet werden. Wenn die Person, die die Dokumentation verfasst, kein Experte des zu dokumentierenden Prozesses ist, sollte ein solcher Experte eine Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass der Inhalt technisch korrekt ist. Die Dokumente sollten auch von mindestens einer Person überprüft werden, die mit dem Verfahren nicht vertraut ist, damit unklare Anweisungen oder fehlende Schritte identifiziert werden können.

Detaillierte Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsprozessdokumentation. In den Dokumenten werden alle an einem Prozess beteiligten Schritte erläutert und möglicherweise zusätzliche Informationen bereitgestellt, z. B. Softwareanforderungen, rechtliche Einschränkungen und Kontaktinformationen für verschiedene Schritte. Während die Dokumente für eine vollständige Erklärung des Prozesses von entscheidender Bedeutung sind, können sie zu lang oder zu umfangreich sein, um täglich verwendet werden zu können.

Eine Lösung für dieses Problem besteht darin, ein Spickzettel zu erstellen, das nur die wichtigsten Schritte behandelt und als Erinnerung dient, sobald die gesamte Prozessdokumentation gelesen wurde. Diese Spickzettel sollen eine einfache Möglichkeit bieten, grundlegende Informationen zu jedem Schritt zu finden. Es kann sinnvoll sein, die Seiten- oder Kapitelnummer anzugeben, in der die Informationen in der vollständigen Dokumentation enthalten sind, damit der Leser einen Verweis erhält, wenn er zusätzliche Details benötigt. Solche Blätter werden oft als Flussdiagramme oder Umrisse dargestellt.