Jaké jsou nejlepší tipy pro dokumentaci podnikových procesů?
Dokumentace obchodního procesu je proces vytváření písemného záznamu kroků spojených s konkrétním obchodním procesem nebo postupem. Tato dokumentace pomáhá standardizovat postupy a zavést osvědčené postupy. Tipy pro vytváření jasných a efektivních procesních dokumentů zahrnují používání snadno srozumitelného jazyka, nechat více stran zkontrolovat dokumentaci a napsat jak podrobné dokumenty, tak zjednodušené cheatové listy.
Mnoho společností vytváří obchodní dokumentaci pro účely školení. To znamená, že mnoho jednotlivců, kteří mohou mít velmi odlišné úrovně porozumění, si dokumenty pravděpodobně přečte. Aby byla zajištěna maximální účinnost, měly by být procesní dokumenty snadno srozumitelné každému, kdo je pravděpodobně použije.
Odborníci často doporučují psát takové dokumenty pomocí jazyka, který odpovídá úrovni čtení na deváté úrovni. Spisovatelé by se také měli vyhnout použití technických nebo průmyslových žargonu. Pokud je třeba použít zkratky nebo průmyslové výrazy, měly by být nejprve jasně definovány. Při vytváření dokumentace obchodního procesu je také vhodné zahrnout seznam definic.
Přestože dokumentace podnikových procesů je často dokončena jednotlivým odborníkem na vývoj takových dokumentů, je důležité nechat ostatní dokumenty zkontrolovat dříve, než se začnou běžně používat. Pokud osoba, která píše dokumentaci, není odborníkem na dokumentovaný proces, měl by takový odborník provést kontrolu, aby se zajistilo, že je obsah technicky správný. Dokumenty by také měly být přezkoumány alespoň jedním jednotlivcem, který není s procesem zcela obeznámen, aby bylo možné identifikovat nejasné pokyny nebo chybějící kroky.
Podrobné dokumenty jsou nedílnou součástí dokumentace obchodního procesu. Dokumenty vysvětlují všechny kroky procesu a mohou také poskytovat další informace, jako jsou požadavky na softwarový program, právní omezení a kontaktní informace pro různé kroky. Přestože jsou dokumenty pro úplné vysvětlení procesu kritické, mohou být příliš dlouhé nebo objemné, než aby byly denně použitelné.
Řešením tohoto problému je vytvoření podváděcího listu, který řeší pouze nejdůležitější kroky a slouží jako připomenutí, jakmile je přečtena celá procesní dokumentace. Tyto podvádět listy by měly poskytnout snadný způsob, jak najít základní informace o každém kroku. Může být rozumné poskytnout číslo stránky nebo kapitoly, kde lze informace nalézt v úplné dokumentaci, takže čtenář má odkaz, pokud potřebuje další podrobnosti. Tyto listy jsou často prezentovány jako vývojové diagramy nebo obrysy.