Jaké jsou nejlepší tipy pro dokumentaci o obchodních procesech?

Dokumentace obchodních procesů je proces vytváření písemného záznamu o krocích spojených s konkrétním obchodním procesem nebo postupem. Taková dokumentace pomáhá standardizovat postupy a vytvářet osvědčené postupy. Mezi tipy pro vytváření jasných a efektivních procesních dokumentů patří používání snadno srozumitelných jazyků, přičemž více stran zkontroluje dokumentaci a psaní podrobných dokumentů i zjednodušených podváděných listů.

Mnoho společností vytváří dokumentaci obchodních procesů pro účely školení. To znamená, že mnoho jednotlivců, kteří mohou mít velmi odlišné úrovně porozumění, pravděpodobně přečte dokumenty. Aby se zajistila maximální účinnost, měly by procesní dokumenty snadno srozumitelné tím, že je kdokoli pravděpodobně použije. Odborníci

často doporučují psaní takových dokumentů pomocí jazyka ekvivalentu úrovně čtení devátého stupně. Spisovatelé by se také měli vyhnout používání technického nebo průmyslového žargonu. Pokud musí být použity zkratky nebo průmyslové podmínky, Should nejprve jasně definovat. Je také moudré zahrnout seznam definic při vytváření dokumentace obchodního procesu.

Zatímco dokumentace obchodních procesů je často dokončena jednotlivými kvalifikovanými při vývoji takových dokumentů, je důležité nechat ostatní přezkoumat dokumenty dříve, než budou uvedeny do běžného použití. Pokud osoba, která píše dokumentaci, není odborníkem na zdokumentovaný proces, měl by takový odborník provést přezkum, aby zajistil, že obsah je technicky správný. Dokumenty by měly být také přezkoumány alespoň jedním jednotlivcem, který je s tímto procesem zcela obeznámen, aby bylo možné identifikovat jakékoli nejasné pokyny nebo chybějící kroky.

Podrobné dokumenty jsou nezbytnou součástí dokumentace obchodních procesů. Dokumenty vysvětlují všechny kroky zapojené do procesu a mohou také poskytnout další informace, například požadavek softwarového programuementy, právní omezení a kontaktní informace pro různé kroky. I když jsou dokumenty kritické pro úplné vysvětlení procesu, mohou být příliš dlouhé nebo objemné na to, aby byly použitelné denně.

Řešením tohoto problému je vytvořit cheat list, který se zabývá pouze nejkritičtějšími kroky a slouží jako připomenutí po přečtení celé dokumentace procesu. Tyto podváděcí listy by měly poskytnout snadný způsob, jak najít základní informace o každém kroku. Může být moudré poskytnout číslo stránky nebo kapitoly, kde informace lze nalézt v plné dokumentaci, takže čtenář má odkaz, pokud potřebuje další podrobnosti. Takové listy jsou často prezentovány jako vývojové diagramy nebo obrysy.

JINÉ JAZYKY

Pomohl vám tento článek? Děkuji za zpětnou vazbu Děkuji za zpětnou vazbu

Jak můžeme pomoci? Jak můžeme pomoci?