Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące dokumentacji procesów biznesowych?
Dokumentacja procesu biznesowego to proces tworzenia pisemnego zapisu kroków związanych z określonym procesem biznesowym lub procedurą. Taka dokumentacja pomaga ustandaryzować procedury i ustanowić najlepsze praktyki. Wskazówki dotyczące tworzenia przejrzystych, skutecznych dokumentów procesowych obejmują używanie zrozumiałego języka, zachęcanie wielu stron do przejrzenia dokumentacji i napisania zarówno szczegółowych dokumentów, jak i uproszczonych ściągów.
Wiele firm tworzy dokumentację procesów biznesowych do celów szkoleniowych. Oznacza to, że wiele osób, które mogą mieć bardzo różne poziomy zrozumienia, prawdopodobnie przeczytają dokumenty. W celu zapewnienia maksymalnej skuteczności dokumenty procesowe powinny być łatwo zrozumiałe dla każdego, kto może ich użyć.
Eksperci często zalecają pisanie takich dokumentów w języku odpowiadającym poziomowi czytania w dziewiątej klasie. Pisarze powinni także unikać używania żargonu technicznego lub branżowego. Kiedy należy używać akronimów lub terminów branżowych, należy je najpierw jasno zdefiniować. Podczas tworzenia dokumentacji procesu biznesowego dobrze jest również dołączyć listę definicji.
Chociaż dokumentacja procesu biznesowego jest często uzupełniana przez osobę wykwalifikowaną w opracowywaniu takich dokumentów, ważne jest, aby inni sprawdzili dokumenty przed ich powszechnym użyciem. Jeśli osoba, która pisze dokumentację, nie jest ekspertem w dokumentowanym procesie, ekspert taki powinien przeprowadzić przegląd w celu zapewnienia poprawności technicznej. Dokumenty powinny również zostać przejrzane przez co najmniej jedną osobę, która jest całkowicie obeznana z procesem, aby można było zidentyfikować wszelkie niejasne instrukcje lub brakujące kroki.
Szczegółowe dokumenty są istotną częścią dokumentacji procesów biznesowych. Dokumenty wyjaśniają wszystkie etapy procesu i mogą również zawierać dodatkowe informacje, takie jak wymagania dotyczące oprogramowania, ograniczenia prawne i informacje kontaktowe dla różnych kroków. Chociaż dokumenty mają kluczowe znaczenie dla pełnego wyjaśnienia procesu, mogą być zbyt długie lub nieporęczne, aby można było z nich korzystać na co dzień.
Rozwiązaniem tego problemu jest utworzenie ściągawki, która dotyczy tylko najbardziej krytycznych kroków i służy jako przypomnienie po przeczytaniu całej dokumentacji procesu. Te ściągawki powinny zapewniać łatwy sposób na znalezienie podstawowych informacji na każdym etapie. Rozsądne może być podanie numeru strony lub rozdziału, na którym informacje można znaleźć w pełnej dokumentacji, aby czytelnik miał odniesienie, jeśli potrzebuje dodatkowych informacji. Takie arkusze są często przedstawiane jako schematy blokowe lub kontury.