Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące dokumentacji procesów biznesowych?
Dokumentacja procesów biznesowych to proces tworzenia pisemnego zapisu kroków powiązanych z określonym procesem lub procedurą biznesową. Taka dokumentacja pomaga standaryzować procedury i ustanowić najlepsze praktyki. Wskazówki dotyczące tworzenia jasnych, skutecznych dokumentów procesowych obejmują korzystanie z łatwo zrozumiałego języka, sprawienie, by wiele stron przegląda dokumentację i pisanie zarówno szczegółowych dokumentów, jak i uproszczonych kodów.
Wiele firm tworzy dokumentację procesów biznesowych do celów szkoleniowych. Oznacza to, że wiele osób, które mogą mieć bardzo różne poziomy zrozumienia, prawdopodobnie przeczyta dokumenty. Aby zapewnić maksymalną skuteczność, dokumenty procesu powinny być łatwo zrozumiałe dla każdego, kto może z nich skorzystać.
Eksperci często zalecają pisanie takich dokumentów przy użyciu języka równoważnego z poziomem czytania dziewiątej klasy. Pisarze powinni również unikać używania żargonu technicznego lub branżowego. Kiedy należy użyć akronimów lub terminów branżowych, should najpierw niech jasno zdefiniowano. Rozsądnie jest również podanie listy definicji podczas tworzenia dokumentacji procesu biznesowego.
Podczas gdy dokumentacja procesów biznesowych jest często wypełniana przez osobę wykwalifikowaną w opracowywaniu takich dokumentów, ważne jest, aby inni dokonali przeglądania dokumentów przed ich powszechnym użyciem. Jeśli osoba, która zapisuje dokumentację, nie jest ekspertem w dokumentowanym procesie, taki ekspert powinien przeprowadzić przegląd, aby zapewnić technicznie poprawną treść. Dokumenty powinny być również przejmowane przez co najmniej jedną osobę, która jest całkowicie nieznana procesem, aby można było zidentyfikować wszelkie niejasne instrukcje lub brakujące kroki.
Szczegółowe dokumenty są istotną częścią dokumentacji procesów biznesowych. Dokumenty wyjaśniają wszystkie kroki związane z procesem i mogą również dostarczyć dodatkowych informacji, takich jak program oprogramowaniaZakłady, ograniczenia prawne i dane kontaktowe dla różnych kroków. Chociaż dokumenty mają kluczowe znaczenie dla pełnego wyjaśnienia procesu, mogą być zbyt długie lub nieporęczne, aby można je było używać na co dzień.
Rozwiązaniem tego problemu jest utworzenie ściągawki, które odnosi się tylko do najbardziej krytycznych kroków i służy jako przypomnienie po odczytaniu całej dokumentacji procesu. Te kary powinny zapewnić łatwy sposób na znalezienie podstawowych informacji na każdym etapie. Rozsądnie może być podanie strony lub numeru rozdziału, w którym informacje można znaleźć w pełnej dokumentacji, aby czytelnik miał odniesienie, jeśli potrzebuje dodatkowych szczegółów. Takie arkusze są często prezentowane jako wykresy przepływowe lub kontury.